کارایی و اثربخشی اغلب به جای هم استفاده می شوند، اما در واقع دو معنی و کاربرد بسیار متفاوت دارند. چه کارمندی باشید که سعی در بهبود خود در این حوزه دارید و چه مدیری که سعی در بهبود کل یک بخش دارد، درک تفاوت های بین این دو اصطلاح بسیار مهم است.
کارایی چیست؟
پیتر اف. دوکر کارایی(efficiency) را به عنوان انجام درست کارها تعریف می کند. این به معنای تکمیل درست کار با کم ترین هزینه است. این روش دستیابی به اهداف را از طریق استفاده از حداقل ورودی ها بهبود می بخشد. هدف آن افزایش سود یک سازمان از طریق کاهش هزینه های درگیر در تکمیل یک وظیفه خاص است. گفته می شود مدیریت زمانی کارآمد است که برای همان سطح از خروجی، منابع کمتری مورد استفاده قرار گیرد و هزینه های کمتری متحمل شود.سینک و توتل (۱۹۸۹)کارایی را به عنوان “انجام درست کارها” توصیف می کنند. به بیان ساده، کارایی درجه ای از میزان استفاده از منابع برای رسیدن به خروجی است. وقتی روی کارایی تمرکز می کنید،
انواع کارایی
کارایی ها را می توان به دسته های مختلفی تقسیم کرد. ما برخی از انواع کلیدی را در زیر خلاصه کرده ایم، از جمله کارایی اقتصادی، کارایی بازار، و کارایی عملیاتی.
کارایی اقتصادی
کارایی اقتصادی به بهینه سازی منابع برای خدمت رسانی بهتر به هر فرد در آن وضعیت اقتصادی اشاره دارد. هیچ آستانه مشخصی اثربخشی یک اقتصاد را تعیین نمی کند، اما شاخص ها شامل کالاهایی هستند که با کم ترین هزینه ممکن به بازار آورده می شوند و نیروی کار که بیش ترین خروجی ممکن را فراهم می کند.
کارایی بازار
کارایی بازار توضیح می دهد که چگونه قیمت ها اطلاعات موجود را به خوبی ادغام می کنند. این بدان معنی است که بازارها زمانی کارآمد هستند که تمام اطلاعات در قیمت ها گنجانده شده باشد. هیچ راهی برای شکست دادن بازار وجود ندارد زیرا هیچ اوراق بهادار کم ارزش یا با ارزش بیش از حد در دسترس نیست.کارایی بازار در سال ۱۹۷۰ توسط اقتصاددان یوجین فاما، که فرضیه بازار کارآمد (EMH)بیان می کند که یک سرمایه گذار نمی تواند عملکرد بهتری از بازار داشته باشد، رسمی شد. فاما همچنین بیان کرد که بی قاعدگی های بازار نباید وجود داشته باشند زیرا آن ها بلافاصله داوری خواهند شد.
کارایی عملیاتی
کارایی عملیاتی میزان سود به دست آمده به عنوان تابعی از هزینه های عملیاتی را اندازه گیری می کند. هرچه کارایی عملیاتی بیشتر باشد، شرکت یا سرمایه گذاری سودآورتر خواهد بود. این به این دلیل است که نهاد قادر به تولید درآمد یا بازده بیشتر برای هزینه مشابه یا کم تر نسبت به یک جایگزین است. در بازارهای مالی، کارایی عملیاتی زمانی رخ می دهد که هزینه های تراکنش و کارمزدها کاهش یابد.
مثال کارایی
فرض کنید دو شرکت الف و ب تولید کننده روغن خوراکی هستند.شرکت ب می گوید قادر به تولید ۳۰۰۰ واحد با نصف هزینه تولید “شرکت الف” اما در یک سال می باشد. حالا مدیر “ب” می تواند ۳۰۰۰ واحد تولید کند اما به دوره طولانی تری نیاز دارد. در اینجا، مدیر ب کارآمد بود، اما موثر نبود، زیرا برای همان خروجی، به زمان بیشتری نیاز بود.
ویژگی رهبران کارآمد
روی بهره وری تمرکز می کند:رهبران کارآمد تمام زمان و انرژی خود را به انجام کارها به بهترین شکل ممکن اختصاص می دهند. ضایعات حداقلی روش انتخابی است.
روش شناختی هستند: یک رهبر کارآمد ترجیح می دهد به یک روال سخت و منظم پایبند باشد. آن ها می دانند که چه کاری باید انجام دهند و تا زمانی که این کار انجام نشود، متوقف نخواهند شد: رهبران کارآمد معمولا افرادی بسیار منظم هستند که ساختار و رویه را دوست دارند.
وظیفه گرا هستند: اغلب رهبران کارآمد به تمرکز بر روی کار در حال انجام گرایش دارند. درحالی که رهبران موثر روی تصویر بزرگ تمرکز می کنند، رهبران کارآمد روی جزئیات ریز تمرکز می کنند.
بر گردش کار تاکید دارند:رهبران کارآمد همیشه به دنبال راه های جدید برای ساده کردن فرایندهای کسب وکار خود هستند. از آنجا که آن ها می خواهند از حداقل منابع برای حداکثر بازدهی استفاده کنند، نگرانی آن ها بهبود جریان کاری فعلی تیمشان است.
چگونه کارایی تیم های خود را افزایش دهیم؟
دلایل زیادی وجود دارد که چرا کارایی مهم است. این کار جریان کار را به حرکت در می آورد، به ما کمک می کند تا ضرب الاجل ها را رعایت کنیم و اطمینان حاصل می کند که هیچ انرژی هدر نمی رود.تیم هایی که بیشتر روی اثربخشی تمرکز می کنند تا کارایی، ممکن است برای رسیدن به این استانداردهای بهره وری تلاش کنند. اگر این موضوع آشنا به نظر می رسد، نگاهی به این نکات در مورد چگونگی افزایش کارایی بیندازید.
به وضوح توضیح دهید: تیم هایی که کارایی ندارند، ممکن است به نماینده بهتری نیاز داشته باشند. وقتی همه دقیقا بدانند نقش آن ها چیست، کار سریع تر انجام می شود.
جریان کار روزانه خود را تنظیم کنید: همیشه راه هایی برای بهینه سازی گردش کار وجود دارد. تیم شما باید فرآیندی را پیدا کند که اتلاف را از بین ببرد و فضا، زمان و انرژی را برای وظایف اولویت دار آزاد کند.
انتظارات خود را بیان کنید:۴۴ درصد از کارمندان می گویند که ارتباط نادرست باعث تاخیر یا شکست در تکمیل پروژه ها شده است. واضح است که انتظارات ارتباطی دروازه ای برای بهبود کارایی تیم هستند.
اولویت ها را شناسایی کنید و به آن ها پایبند باشید: تیم های کارآمد اما کم بازده ممکن است به سادگی وظایف زیادی را در آن واحد اولویت بندی کنند. اولویت های روزانه خود را به عنوان یک تیم انتخاب کنید و تا زمان تکمیل، ۱۰۰ درصد انرژی خود را روی آن ها متمرکز کنید.
با مثبت نگری انگیزه دهید: گاهی اوقات، کمی قدردانی از کارمندان تنها چیزی است که برای ایجاد انگیزه در تیم لازم است. تقویت و شناخت مثبت می تواند به عنوان ابزاری برای ایجاد انگیزه در بهره وری مورد استفاده قرار گیرد. این به کارایی کلی کمک می کند.
تفاوت کارایی و بهره وری
اگرچه بسیاری از افراد بهره وری و کارایی را مترادف یکدیگر می دانند، اما مفاهیم متفاوتی هستند. این دو اصطلاح مرتبط هستند اما قابل تعویض نیستند. تفاوت بین آن ها بحث بین کیفیت و کمیت است.
بهره وری: معمولا به عنوان خروجی در طول دوره های مشابه اندازه گیری می شود – تولید در دقیقه، ساعت، روز، هفته و غیره. به عنوان مثال، اگر یک کارگر در یک هفته ۱۰۰ پیراهن تولید کند، و سپس در هفته بعد ۱۱۰ پیراهن تولید کند، بهره وری او ۱۰ درصد افزایش یافته است.
کارایی: نگاهی به کیفیت کار انجام شده که معمولا شامل ایجاد خروجی با ضایعات کم تر، صرف پول کم تر و منابع کم تر است.گاهی اوقات کارایی مطلوب تر از بهره وری است. برای مثال دو نفر به نام های علی وحسین را تصور کنید که هر دو شیره ای صنعتی می فروشند. حسین هر هفته شیرهایی به ارزش ۲۰ میلیون می فروشد و ۳۰۰۰ میلیون بابت هزینه های کسب وکار مطالبه می کند. او به مشتریان سر می زند، آن ها را برای ناهار بیرون می برد، نمایشگاه ترتیب می دهد، سالن اجاره می دهد، سخنرانان تخصصی قرارداد می بندد، و غیره.
علی هر هفته فقط شیرهایی به ارزش ۲۱۰۰۰ میلیون می فروشد. با این حال، او تمام این کارها را از طریق تلفن انجام می دهد و هرگز میزش را ترک نمی کند. هزینه های او کم تر از ۵۰ هزار تومان است.در حالی که بهره وری حسین – خروجی به ازای هر کارمند – بالاتر است، علی کارآمدتر است، او پول کمتری را هدر می دهد. علی در حال کسب درآمد بیشتر برای شرکت خود است.
اثربخشی چیست؟
پیتر اف. دوکر اثربخشی(effectiveness) را انجام کارهای درست تعریف می کند. یعنی دستیابی به اهداف سازمانی به موقع است. هدف نهایی رسیدن به نتیجه نهایی است. هدف آن دستیابی به نتایج به موقع است، مهم نیست که هزینه آن چقدر است. هدف آن تولید به موقع محصول هدف است.
مثال اثربخشی
حالا در مثالی در برای کارایی بیان شد فرض کنید . شرکت الف بیان می کند قادر به تولید ۳۰۰۰ واحد در شش ماه می باشد و برای رسیدن به این هدف در طول زمان، ساعات کاری، نیروی کار و تعداد شیفت ها و غیره را افزایش می دهد.در حال حاضر مدیر “الف” قادر به تولید ۳۰۰۰ واحد بود، اما با هزینه تولید بالاتر به دلیل اتلاف بالا و مدیریت نادرست منابع. در اینجا، مدیر موثر بود، اما چندان کارآمد نبود.
ویژگی رهبران اثربخش
سازگار هستند:رهبران موثر از قدرت انعطاف پذیری برای سرمایه گذاری منابع تنها در جایی استفاده می کنند که در آن زمان بیش ترین نیاز را داشته باشند.
اهداف و مقاصد کسب وکار را در نظر می گیرند: یک رهبر موثر همیشه به دنبال این است که آیا اقدامات تیم آن ها در ایجاد نتیجه مطلوب موفق است یا خیر. رهبران موثر به جای اینکه فهرستی از کارها تهیه کنند، مطمئن می شوند که اقدامات تیم آن ها با اهداف کسب وکار مطابقت دارد.
نوآوری را تشویق می کند: تفکر خلاق و نوآوری از ویژگی های ضروری برای رهبری است که منابع کم تر یا زمان کمتری دارد. آن ها همچنین نوآوری تیم خود را تشویق می کنند. آن ها برای مشارکت تیم و ایده هایشان برای روش های موثرتر ارزش قائل هستند.
ارتباط داخلی خوبی داشته باشد: رهبران موثر به خوبی با تمام اعضای تیم خود ارتباط برقرار می کنند تا بهترین رویکرد ممکن برای یک پروژه را کشف کنند.
چگونه اثربخشی تیم های خود را افزایش دهیم؟
اگر تیمی را رهبری می کنید که از نظر کارایی رشد می کند اما برای سازگاری با تغییر تلاش می کند، می توانید تغییرات لازم را ایجاد کنید.برای افزایش اثربخشی به این نکات توجه کنید.
انعطاف پذیری را تشویق کنید: سختی چیزی است که بسیاری از تیم های کارآمد برای رها کردن آن تلاش می کنند. برای تاثیرگذاری بیشتر، تیم ها باید برای تغییر باز باشند.
از هم کاری استقبال کنید: اثربخشی ایده آل زمانی رشد می کند که ذهن همه در کنار هم قرار بگیرد. با گوش دادن به نظرات همه اعضای تیم، یک رهبر جامع باشید.
نظرات را متنوع کنید: هر کسی چیزی ارزشمند برای ارائه دارد. اگر تصمیمات همیشه توسط دو یا سه نفر یک سان گرفته شوند، یک تیم می تواند فرصت ایده های تازه را از دست بدهد.
اعتماد متقابل را تمرین کنید: رها کردن کنترل و اعتماد به اینکه همکاران شما می توانند به اهداف خود برسند، برای هر تیمی ضروری است. این کار اعضای تیم را قادر می سازد تا با یکدیگر هم کاری کنند و رهبران منابع را موثرتر تخصیص دهند.
به تصویر بزرگ نگاه کنید: تمرکز بیش از حد بر روی چیزهای کوچک اغلب می تواند باعث عدم اثربخشی شود. تلاش برای دیدن تصویر بزرگ تر به جای پرداختن به جزئیات ریزتر می تواند وضوح لازم را برای تیم های وظیفه محور به ارمغان بیاورد.
تفاوت کارایی و اثربخشی در مدیریت
درادامه به تفاوت کلیدی کارایی و اثربخشی می پردازیم
توانایی تولید حداکثر خروجی با منابع محدود به عنوان کارایی شناخته می شود. سطح نزدیکی نتیجه واقعی با نتیجه برنامه ریزی شده، اثربخشی است.
کارایی “انجام کامل کارها” است در حالی که اثربخشی “انجام کارهای بی نقص” است.
کارایی چشم انداز کوتاه مدتی دارد. برعکس، بلندمدت نقطه نظر کارآیی است.
کارایی، بازدهی محور است. برخلاف اثربخشی که نتیجه گرا است.
کارآیی باید در زمان اجرای استراتژی حفظ شود، در حالی که تدوین استراتژی نیازمند کارآیی است.
کارایی در عملیات سازمان اندازه گیری می شود، اما اثربخشی استراتژی ها اندازه گیری می شود که توسط سازمان ساخته می شوند.
کارایی نتیجه خروجی واقعی با توجه به تعداد ورودی ها است. از سوی دیگر، اثربخشی با ابزارها و اهداف رابطه دارد.
| اساس | کارایی | اثربخشی |
| تعریف | کارایی به معنای انجام صحیح کار با حداقل هزینه و حداکثر سود است. | اثربخشی یعنی انجام درست کار، انجام به موقع فعالیت ها و دستیابی به اهداف مورد نظر. |
| هدف | هدف اصلی آن انجام کار به روش صحیح است. | هدف اصلی آن انجام کار درست است. |
| عنصر حیاتی | عنصر استفاده از هزینه و درآمد در کارایی بسیار مهم است. | عنصر زمان در اثربخشی بسیار مهم است. |
| تمرکز | بر انجام صحیح کار با حداقل هزینه و کمترین اتلاف منابع یا تلاش تمرکز دارد. | بر روی دستیابی به نتیجه در زمان تمرکز می کند. |
| بر اساس | کارایی مبتنی بر استراتژی است. | اثربخشی بر اساس عملیات است. |
| چشم انداز زمان | کارایی عموماً دیدگاهی کوتاه مدت دارد. | اثربخشی عموماً دیدگاه بلندمدتی دارد. |
| اندازه گیری | کارایی در عملیات سازمان اندازه گیری می شود. | اثربخشی استراتژی هایی که توسط سازمان ساخته می شوند اندازه گیری می شود. |