مدیریت دانش(knowledge management) فرآیندی است که از طریق آن یک شرکت دانش خود را جمع‌آوری، سازماندهی، به اشتراک می‌گذارد و تجزیه و تحلیل می‌کند به گونه‌ای که به راحتی برای کارکنان قابل دسترسی باشد.«مدیریت دانش فرآیند جذب، توزیع و استفاده مؤثر از دانش است تام داونپورت (1994).
دانش مایه حیات هر شرکتی است.بدون کسب دانش، تصمیم گیری، درس گرفتن از اشتباهات و توسعه محصولات جدید برای شما دشوار خواهد بود. مدیریت دانش رویکردی است که ممکن است برای جذب، سازماندهی و به اشتراک گذاری دانش شرکت خود با ذینفعان داخلی و خارجی اتخاذ کنید.
مدیریت دانش مفهوم جدیدی نیست و چند سالی است که به آرامی در دنیای کسب و کار و دانشگاه در حال توسعه است.فن آوری های جدید و روشی که ما اطلاعات را ذخیره می کنیم، نحوه عملکرد ابتکارات مدیریت دانش را تغییر می دهد.
راه اندازی یک سیستم مدیریت دانش موفق آسان نیست و باید متناسب با نیازها و شرایط منحصر به فرد شما باشد. شما باید درک خوبی از نحوه ساختار سیستم خود، موانع احتمالی که بر سر راه شما هستند و مؤثرترین ابزارهایی که شما را قادر به پیاده سازی سیستم خود می کند به دست آورید.
تاریخچه مدیریت دانش
تلاش‌های مدیریت دانش سابقه طولانی دارد، از جمله بحث‌های حین کار، کارآموزی رسمی، انجمن‌های گفتگو، کتابخانه‌های شرکتی، آموزش حرفه‌ای و برنامه‌های راهنمایی.با افزایش استفاده از رایانه در نیمه دوم قرن بیستم، سازگاری‌های خاصی از فناوری‌هایی مانند پایگاه‌های دانش، سیستم‌های خبره، مخازن اطلاعات، سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری گروهی، اینترانت‌ها و کار مشترک با پشتیبانی رایانه برای افزایش بیشتر این تلاش‌ها معرفی شده‌اند.
اصطلاح معاصر مدیریت دانش ابتدا در جامعه مدیریت پدید آمد و سپس به آنچه امروز می بینیم بالغ شد.در اواخر دهه 1980، سازمان های مشاوره مدیریت به سرعت پتانسیل اینترانت را ارزیابی کردند و متوجه شدند که اینترنت محبوبیت و در معرض دید قرار گرفت.
در حالی که ابزارها را ساختند و از تکنیک هایی مانند داشبورد و سایر سیستم ها برای مدیریت اطلاعات خود استفاده کردند، آنها متوجه شدند که یک محصول جدید – برای سایر سازمان ها نیز مفید است – ایجاد شده است.در اوایل دهه 1990، مدیریت دانش ابداع شد و در کنفرانس بوستون استفاده شد.
انواع دانش
دانش یکی از با ارزش ترین دارایی های سازمان شما است. ذخیره، رشد و به اشتراک گذاری آن دانش برای هر شرکتی حیاتی است.وقتی از این منظر به آن نگاه می کنیم، معنای مدیریت دانش شامل فرآیندی است که به شما کمک می کند به دست آورید، سازماندهی کنید و به اشتراک بگذارید:
دانش صریح(Explicit Knowledge): این نوع دانش کدگذاری شده است – به این معنی که در کتاب ها، فایل ها، پوشه ها، اسناد، پایگاه های داده و ویدیوهای آموزشی یافت می شود – و به آسانی توسط یک سیستم مدیریت دانش استخراج و مدیریت می شود.
دانش تلویحی(Implicit Knowledge): دانش تلویحی دانشی است که نحوه اجرای دانش صریح را به بهترین شکل توضیح می دهد. به عنوان مثال، در مورد یک کار با یک همکار با تجربه صحبت کنید. آنها ممکن است مراحل صریح را در مورد نحوه تکمیل کار ارائه دهند.اما آنها همچنین ممکن است از درک خود از موقعیت استفاده کنند تا گزینه های مختلف را در نظر بگیرند و بهترین رویکرد را برای شرایط خاص شما انتخاب کنند.
دانش ضمنی( Tacit Knowledge):این شکل از دانش ماهیت شهودی دارد. این مبتنی بر تجربه و تمرین است و اغلب به دستیابی به اهداف بلند مدت کمک می کند.این نوع انتقال دانش دشوار است، زیرا به یک شخص مربوط می شود.هیچ راه آسانی برای استخراج آن مانند دانش صریح وجود ندارد، که وظیفه نوشتن آن یا ایجاد یک ویدیو را به دارنده دانش واگذار می کند.برخی از نمونه‌های دانش ضمنی شامل شناسایی لحظه مناسب برای راه‌اندازی به بازار فروش یا توسعه مهارت‌های رهبری است.
دانش اعلامی( Declarative knowledge): اطلاعات واقعی یا اصول ثابت است، مانند تاریخ تاسیس شرکت شما.
دانش رویه‌ای( Procedural knowledge): اطلاعاتی است که نحوه انجام کاری را توضیح می‌دهد، مانند مقاله‌هایی درباره راه‌اندازی ایمیل خود در دستگاه جدید.به طور معمول، شما می خواهید این نوع مدیریت دانش را با کارمندان و مشتریان خود به اشتراک بگذارید.
دانش پنهان(Embedded Knowledge): این دانش در فرآیندهای سیستمی، روال‌ها، دستورالعمل‌ها، ساختارها و فرهنگ‌های سازمانی یافت می‌شود. این به طور رسمی از طریق ابتکارات مدیریت یا به طور غیررسمی به عنوان سازمان ها استفاده و اعمال دو نوع دانش دیگر تعبیه شده است.در حالی که دانش جاسازی شده را می توان در منابع صریح یافت، همیشه فوراً مشخص نیست که چرا انجام کاری به روشی خاص برای یک تجارت مهم است.
دانش پسینی(A posteriori knowledge): دانش ذهنی به دست آمده از تجربه فردی.دانش پسینی بر خلاف دانش پیشینی تجربه ای است که بعد از انجام یک کار به دست می آید. این دانش بسیار نهفته و در ذهن افراد کاملا متفاوت است. اما باعث ایجاد خلاقیت و نو آوری می شود. به عنوان مثال: ارزیابی انجام فرایند مشخصی در سازمان. نحوه عملکرد این فرایند در ذهن افراد متفاوت است و گاه تمامی فرایند را در ذهن خود جور دیگه ای چیده باشند. با ثبت این دانش، میتوان از دانش پسینی برای اصلاح و بهبود استفاده کرد.
دانش پیشینی(A priori knowledge):دانش به دست آمده مستقل از شواهد.این دانش که در فلسفه، ریاضیات نیز وجود دارد، اینگونه معنا می شود که پیش از انجام کار اصلی باید علم و دانش اولیه ای داشت که بتوان کار خاص را انجام داد. در سازمانها این دانش کمتر دیده شده است. اما در ادامه راه سازمان و تعیین استراتژی ها بسیار کمک کننده است. این دانش با تجربه به دست نمی آید و نتیجه استدلال منطقی یا انتزاعی است. به عنوان مثال: مدیران میدانند که برای موفقیت در بازار تخصصی خود باید نرخ تبدیل را بالا ببرند. بر اساس این تحلیل، تصمیمات مهمی اتخاذ می کنند.
اهمیت مدیریت دانش
اگر به خوبی انجام شود، مدیریت دانش دانش شرکت را ساده می کند و آن را برای همه افراد سازمان قابل دسترس و عملی می کند. با یک سیستم مدیریت دانش خوب، کل شرکت شما می تواند با اطلاعات از دست رفته یا مخفی شده خداحافظی کند.شرکتی که فرهنگ اشتراک دانش را پرورش می دهد، شرکتی است که تیمی سازگار، همسو، متعهد، انعطاف پذیر و با عملکرد بالا ایجاد می کند.
1. کارایی و بهره وری را افزایش می دهد
به تمام ساعت‌هایی که در جستجوی چندین سیستم برای یافتن اطلاعات مورد نیاز خود تلف می‌کنید فکر کنید.در چت، سند یا ایمیل بود؟ وقتی آن اطلاعات را پیدا کردید، وقتی دانش شرکت در تمام این سیستم ها پراکنده است، چگونه می دانید درست است؟ و افرادی که دائماً با آنها قطع می شود، واقعاً چه زمانی کارهای کلیدی را انجام می دهند؟
هدف یک سیستم مدیریت دانش ایجاد یک منبع منفرد و قابل اعتماد از حقیقت است که در آن هرکسی بتواند اطلاعات مورد نیاز خود را بدون انجام جستجوهای متعدد در چندین منبع یا قطع دائم پرسنل ضروری با سؤالات تکراری، بیابد.
یک ابزار عالی مدیریت دانش باعث ایجاد تفاوت در کارایی عملیاتی در شب و روز می شود، در زمان تیم های خدمات و فناوری اطلاعات صرفه جویی می کند و درآمد بیشتری را برای سازمان به ارمغان می آورد.
2. تصمیم گیری آگاهانه را امکان پذیر می کند
هرگز نباید در سیلوهای اطلاعاتی تصمیم گیری کرد.شرکتی که دارای شفافیت دانش در کل سازمان باشد، تضمین می کند که همه با اطلاعات یکسان و در جهت اهداف یکسان کار می کنند. همه کارمندان را متحد می کند و مطمئن می شود که آنها تمام اطلاعات مورد نیاز خود را برای گرفتن بهترین تصمیمات ممکن در اختیار دارند.
3. اطلاعات تکراری یا قدیمی را کاهش می دهد
بعد از اینکه وقت خود را صرف جستجوی اطلاعات کردید و در نهایت آن را پیدا کردید، چگونه می توانید متوجه شوید که این اطلاعات معتبرترین و جدیدترین اطلاعات است؟ هنگامی که اطلاعات شرکت در چندین سیستم وجود دارد، شما در معرض خطر تصمیم گیری یا ارجاع اطلاعاتی هستید که دقیق نیستند.
منبعی از حقیقت مانند گورو فضایی را برای اطلاعات قابل اعتماد ایجاد می کند تا بتوانید سریعتر سازگار شوید و بدون خطر استفاده از اطلاعات قدیمی، انعطاف پذیر باشید.
4. ارتباطات پیشرفته در سراسر سازمان شما
یک برنامه مدیریت دانش موفق، ارتباطات را در سراسر سازمان افزایش می‌دهد، زیرا کارکنان می‌توانند از طریق اسنادی که ایجاد می‌کنید دیدگاهی نسبت به تیم‌های دیگر به دست آورند.
تیم‌ها دیگر جعبه سیاهی نیستند که در سیلوها کار می‌کنند، بلکه می‌توانند به طور مؤثرتری با همکاران ارتباط برقرار کنند و دانش خود را در مورد کاری که انجام می‌دهند به اشتراک بگذارند.
5. بهبود کیفیت اطلاعات و داده ها
هنگامی که اطلاعات و داده ها به طور فعال پرورش می یابد، کیفیت بهبود می یابد.شخصی به طور فعال بر دارایی های شرکت نظارت دارد و اطمینان حاصل می کند که به گونه ای ارائه می شود که برای کارمندان مفید باشد.
اطلاعات و داده هایی که مطابق با استاندارد نیستند را می توان حذف کرد تا اطمینان حاصل شود که آنچه باقی مانده است مرتبط و ارزشمند است.
6. امنیت بیشتر برای مالکیت معنوی
وقتی سازمانها واقعاً دارایی‌های معنوی خود را به عنوان اسناد در سیستم مدیریت دانش ثبت می‌کنند، این به آنها امنیت بیشتری می‌دهد. مالکیت معنوی دیگر نه تنها در سر کارمندانی که ممکن است در هر زمان شرکت را ترک کنند، قرار نمی گیرد، بلکه برای آیندگان و منافع کارکنان فعلی و آینده ذخیره می شود.
7. آموزش بهینه
کارمندان جدید و قدیم می توانند از دانش به دست آمده در طول آموزش خود بهره ببرند که به طور قابل توجهی روند را سرعت می بخشد. برنامه‌های آموزشی قوی‌تر هستند و زمانی که به اسناد و مدارک مناسب دسترسی داشته باشند، ارزش بسیار بیشتری به کارکنان می‌دهند.
چالش های مدیریت دانش
فناوری غیر پشتیبانی
نرم افزار مدیریت دانش باید دارای ویژگی های مناسب برای پشتیبانی از الزامات و استراتژی مورد استفاده در سازمان شما باشد. سیستم های منسوخ یا ناکافی ممکن است مانع اشتراک دانش و همکاری شود و دسترسی کارکنان و مشارکت در آن را با دانش دشوار کند.
کمبود وقت کارمند
کارمندان ممکن است بارهای کاری روزانه، ضرب الاجل ها و اولویت هایی داشته باشند که زمان در دسترس برای مشارکت در فعالیت های مدیریت دانش را محدود می کند. این امر می تواند اختصاص زمان کافی برای ثبت، مستندسازی و به اشتراک گذاری موثر دانش خود را برای کارکنان چالش برانگیز کند.
مقاومت در برابر تغییر
اجرای ابتکارات مدیریت دانش اغلب نیازمند تغییر فرهنگی در سازمان است. برخی از کارمندان ممکن است در برابر تغییرات اعمال شده کاری خود مقاومت کنند و ممکن است در اتخاذ ابزارها یا روش های جدید اشتراک دانش مردد باشند.
اطلاعات تکراری یا نادرست
هنگامی که بسیاری از کاربران به یک پایگاه دانش کمک می کنند، اطمینان از کیفیت و یکپارچگی سیستم مدیریت دانش بسیار مهم است. بدون تأیید یا تأیید مناسب، امکان ذخیره اطلاعات نادرست یا اضافی در پایگاه دانش وجود دارد.
عدم مشارکت مدیریت
مدیریت دانش موفق مستلزم تعهد و حمایت قوی مدیریت است. اگر رهبران اولویت‌بندی یا تخصیص منابع به ابتکارات مدیریت دانش نداشته باشند، کارمندان ممکن است فعالانه در دانش خود مشارکت یا مشارکت نکنند.
چگونه بر چالش ها در مدیریت دانش غلبه کنیم
با شناخت این چالش‌ها، سازمانها می‌توانند برنامه‌ای برای رسیدگی به آنها ایجاد کنند و محیطی ایجاد کنند که شیوه‌های مدیریت دانش مؤثر را تقویت و هدایت کند.
اهداف روشن را توسعه دهید
تعیین اهداف روشن برای هدایت تلاش های مدیریت دانش شما ضروری است. بسته به نیازهای سازمان خود، اهداف و نتایج خاصی را که می خواهید به آنها برسید تعریف کنید تا تمرکز و جهتی برای ابتکارات مدیریت دانش خود ارائه دهید.
یک استراتژی اجرا کنید
یک استراتژی مدیریت دانش به خوبی تعریف شده ایجاد کنید که با اهداف سازمانی شما همسو باشد. حوزه های کلیدی مدیریت دانش را شناسایی کنید و فرآیند، منابع و جدول زمانی مورد نیاز برای اجرای موفقیت آمیز را مشخص کنید.
کارمندان خود را آموزش دهید
برای تجهیز کارمندان خود برای کمک موثر، آموزش هایی را در مورد تکنیک های جمع آوری، مستندسازی و به اشتراک گذاری موثر دانش ارائه دهید. برای آموزش کارکنان در زمینه استفاده از ابزارها و پلتفرم های مدیریت دانش برای به حداکثر رساندن مزایای آنها سرمایه گذاری کنید.
فرهنگ اشتراک دانش را تشویق کنید
محیطی ایجاد کنید که به اشتراک گذاری دانش را برای تسهیل ارتباطات باز و تبادل اطلاعات، ارزش گذاری و تشویق کند. فرهنگی را تقویت کنید که در آن کارکنان احساس امنیت و انگیزه برای به اشتراک گذاشتن تخصص و تجربیات خود کنند.
سهم کارکنان را به رسمیت بشناسید
شناخت و قدردانی از مشارکت کارکنان، مشارکت و مشارکت مداوم در فعالیت های مدیریت دانش را تشویق می کند. از افراد یا تیم هایی که به طور مداوم دانش ارزشمندی را به اشتراک می گذارند یا با تشویق ها، پاداش ها یا صرفاً با ذکر عمومی در بهبود پایگاه دانش مشارکت دارند، قدردانی کنید.
از ابزار مدیریت دانش مناسب استفاده کنید
ابزار مدیریت دانش را انتخاب و اجرا کنید که با نیازها و اهداف سازمان شما همسو باشد. ابزاری را انتخاب کنید که استفاده از آن آسان، ایمن و مقیاس‌پذیر باشد و قابلیت‌های یکپارچه‌سازی داشته باشد تا مطمئن شوید موثر و کارآمد باقی می‌ماند.
فرآیند مدیریت دانش
پیاده سازی مدیریت دانش موثر نیازمند استراتژی های پیشگیرانه و ترکیب چندین فرآیند جدید است.شرکت ها باید دانش موجود در دسترس خود را کشف کنند، بفهمند که چگونه این اطلاعات را برای تولید ارزش اضافی منتشر کنند، و برنامه ریزی کنند که این در عمل چگونه به نظر می رسد.
کشف
هر سازمانی منابع متعددی از دانش دارد، از کارکنان گرفته تا داده ها و سوابق.این می‌تواند شامل آموزش و مهارت‌هایی باشد که کارکنان در این کار به ارمغان می‌آورند، تجربه و تخصص منحصربه‌فردی که در کار ایجاد می‌کنند، یا دیسک‌های سخت داده‌ای که می‌توانند با تجزیه و تحلیل مناسب بر کسب‌وکار تأثیر مثبت بگذارند.
در طول فرآیند کشف، سازمان ها باید تمام منابع موجود دانش را با تأکید ویژه بر اطلاعاتی که به راحتی از دست می رود، شناسایی کنند.این فرآیند با درک قوی از کجا و چگونه دانش در اطراف سازمان جریان می یابد، ساده می شود.
جمع آوری
جمع آوری تمام دانش و داده های موجود، شالوده ای را ایجاد می کند که فرآیندهای آینده از آن ساخته می شوند.جمع آوری اطلاعات درهم یا نادرست منجر به تصمیم گیری بدون شناخت کامل سازمان و قابلیت های آن می شود.
شرکت ها باید تخصص کارکنان موجود، اسناد و منابع دانش خارجی خود را بررسی کنند. طیف وسیعی از ابزارها برای کمک در دسترس هستند، از جمله نظرسنجی های خودکار، اسکن اسناد، و ابرداده.
پس از اجرا، بسیاری از سازمان ها فرآیندهای داخلی را مجدداً تعریف می کنند تا کسب دانش سازمانی را بخشی از فرآیندهای روزمره کنند. این می‌تواند از طریق سیستم‌های بازخورد مستمر کارمندان یا رویه‌های عمیق‌تر خارج کردن هواپیما باشد.
ارزیابی
این فرآیند شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع آوری شده در دو مرحله قبل است. داده ها باید به شکلی ساختاریافته، قابل جستجو و به راحتی قابل دسترسی ارزیابی و سازماندهی شوند.ارزیابی دانش جمع آوری شده برای اطمینان از دقیق بودن، ارائه ارزش و به روز بودن آن مورد نیاز است.
سپس تیم‌ها می‌توانند نحوه به اشتراک گذاشتن اطلاعات برای بهبود عملکرد شرکت را تعیین کنند و به کارکنان دانش لازم برای به حداکثر رساندن عملکرد را بدهند.استفاده از سیستم مدیریت دانش مناسب این فرآیند را با اجازه دادن به رهبری برای سازماندهی، ارزیابی، بخش بندی و ذخیره یک پایگاه داده جامع دانش ساده می کند.
اشتراک گذاری
تمام هدف مدیریت دانش این است که به کارکنان تخصص و اطلاعاتی را که برای انجام کارشان به بهترین شکل ممکن نیاز دارند، بدهد.هنگامی که مجموعه دقیقی از دانش مربوط به شرکت خود را ایجاد کردید، باید برنامه ریزی کنید که چگونه آن را به اشتراک بگذارید.
در حالی که نمونه های زیادی از به اشتراک گذاری اطلاعات وجود دارد، چیزی که باید جهانی باشد ایجاد یک تغییر فرهنگی به سمت یادگیری و توسعه است.رهبری باید به اشتراک گذاری دانش را در اولویت قرار دهد و به آن پاداش دهد و فضایی را ایجاد کند که در آن اعضای تیم به طور فعال تشویق شوند که هم به یکدیگر آموزش دهند و هم از یکدیگر بیاموزند.
کاربرد
این مرحله ای است که سازمان ها از مزایای مدیریت دانش بهره مند می شوند.کشف و ذخیره دانش نهادی تنها آغاز راه است.کارکنانی که از تخصص تازه کسب شده در وظایف خود استفاده می کنند، طیف وسیعی از مزایای را در بهره وری، دقت، تصمیم گیری و کارمندان نوآورتر به ارمغان می آورند.
خلق
مرحله نهایی مدیریت دانش، ایجاد دانش بیشتر است.هرگز نباید آن را یک فرآیند یک و دو انجام شده در نظر گرفت. یک ممیزی و عرضه تنها نتایجی را که به دنبال آن هستید ارائه نمی دهد.مدیریت دانش یک فرآیند مستمر است که عملکرد شرکت را برای تخصص در دسترس آن به حداکثر می رساند.
چه تیمی باشد که یک رویکرد جدید و کارآمدتر برای یک کار کشف می کند یا روشی بهتر برای جمع آوری داده های مربوط به عملکرد شرکت، سازمان ها باید دائما در حال نوآوری و ایجاد دانش جدید برای انتقال به کارکنان آینده باشند.
بهترین شیوه های مدیریت دانش
کسب‌وکارها ممکن است به روش‌های مختلفی به مدیریت دانش بپردازند، اما اجرای این بهترین شیوه‌ها می‌تواند سازمانها را در مسیر موفقیت قرار دهد:
ارزیابی فرهنگ سازمانی
درک توانایی ها و نیازهای کارکنانی که از یک سیستم مدیریت دانش استفاده می کنند قبل از انتخاب مهم است. برای مثال، اگر کارمندان فقط مهارت های اولیه کامپیوتری داشته باشند، کسب و کارها باید قبل از خرید یک سیستم گران قیمت و پیچیده که فقط آنها را گیج می کند، دو بار فکر کنند.
با دقت برای عرضه برنامه ریزی کنید
سازمان ها نباید کارمندان را به یکباره با فرآیندها و سیستم های مدیریت دانش جدید بمباران کنند.کسب‌وکارها باید با آموزش کارکنان در هر مرحله از فرآیند، یک راه‌اندازی آهسته و در عین حال عمدی برنامه‌ریزی کنند تا اطمینان حاصل کنند که با سیستم جدید راحت هستند و از آن استفاده می‌کنند.
به کارکنان انگیزه دهید و به آنها پاداش دهید
مدیران باید برای استفاده از سیستم مدیریت دانش جدید، کارکنان را با پاداش و پاداش تشویق کنند. این امر به اشتراک گذاری دانش به جای انباشت دانش را تشویق می کند.
اجرای مالکیت دانش
ضمیمه کردن اعتبار کارکنان به اسناد دانش و رسانه به طور همزمان باعث ایجاد انگیزه در کارمندان می شود و مسیری برای سایر کاربران فراهم می کند.اگر آنها به توضیح یا اطلاعات اضافی در مورد چیزی که خوانده یا تماشا کرده اند نیاز دارند، می دانند با چه کسی باید پیگیری کنند.
ایجاد یک خط مشی رسمی تبادل دانش
این مهم است، به خصوص زمانی که افراد یک شرکت را ترک می کنند.به جای از دست دادن اطلاعات همراه با آن کارمند، آنها اکنون آن اطلاعات را به سایر کارمندان منتقل می کنند و حفظ دانش را تضمین می کنند.
ابزارهای مدیریت دانش
ابزارهای متعددی وجود دارد که سازمان ها برای بهره مندی از مزایای مدیریت دانش از آنها استفاده می کنند.
نمونه هایی از سیستم های مدیریت دانش می تواند شامل موارد زیر باشد:
سیستم های مدیریت اسناد: به عنوان یک سیستم ذخیره سازی متمرکز برای اسناد دیجیتال مانند PDF، تصاویر و فایل های پردازش کلمه عمل می کنند.این سیستم ها با امکان بازیابی آسان اسناد، مانند درس های آموخته شده، گردش کار کارکنان را افزایش می دهند.
سیستم های مدیریت محتوا (CMS):برنامه هایی هستند که محتوای وب را مدیریت می کنند که در آن کاربران نهایی می توانند محتوا را ویرایش و منتشر کنند.اینها معمولاً با سیستم های مدیریت اسناد اشتباه گرفته می شوند، اما CMS ها می توانند انواع رسانه های دیگر مانند صدا و تصویر را پشتیبانی کنند.
اینترانت:شبکه های خصوصی هستند که صرفاً در یک سازمان وجود دارند و امکان اشتراک گذاری توانمندسازی، ابزارها و فرآیندها را در ذینفعان داخلی فراهم می کنند.در حالی که نگهداری آنها زمان‌بر و پرهزینه است، تعدادی از خدمات گروه‌افزاری مانند فهرست‌های داخلی و جستجو را ارائه می‌دهند که همکاری را تسهیل می‌کنند.
ویکی:ویکی سایتی است که برای گروه‌هایی از افراد طراحی شده است تا بتوانند به راحتی ایده‌های خود را از طریق ایجاد صفحاتی که به یکدیگر پیوند دارند، ثبت کنند و به اشتراک بگذارند.ویکی برای شرکت‌هایی است که می‌خواهند محتوای خود را جمع‌سپاری کنند و به همه افراد سازمانشان اجازه دهند در ویرایش مقاله‌ها سطح دسترسی یکسانی داشته باشند.
انجمن‌ها: انجمن فضاهای آنلاینی هستند که در آن مشتریان و کسب‌وکارها می‌توانند با هم تعامل داشته باشند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند، سؤال بپرسند، و بینش و پشتیبانی ارائه دهند.مشتریان به‌عنوان کاربران مکرر محصول شما، می‌توانند اطلاعات بینشی ارائه دهند، به سؤالات بپردازند، و مشکلات را عیب‌یابی کنند، درست مانند نمایندگان پشتیبانی شما.جوامع آنلاین به مشتریان اجازه می‌دهند تا سؤالات خود را بپرسند و پاسخ دهند و بخشی از بار را از دوش تیم پشتیبانی شما بردارند.کسب و کارها می توانند ناظرانی را برای اطمینان از مناسب و دقیق بودن مکالمات تعیین کنند.
چت بات ها :در پاسخگویی سریع به سوالات متداول و به اشتراک گذاری اطلاعات مرتبط با مشتریان و کارمندان نقشی اساسی دارند.ربات‌ها همچنین می‌توانند مقالات پایگاه دانش را توصیه کنند و به مشتریان در تکمیل وظایف کمک کنند. استفاده از پایگاه دانش، توسعه ربات چت را با ارائه محتوایی در دسترس که می‌تواند مستقیماً در جریان گفتگو گنجانده شود، تسریع می‌کند.
اهدف مدیریت دانش
ارتقای کارایی سازمانی و صرفه جویی در دانش به شکلی سهل الوصول از اهداف اصلی مدیریت دانش است.هدف مدیریت دانش قرار دادن اطلاعات درست در زمان مناسب در مقابل افراد است.
این کار توسط:جمع آوری و سازماندهی دانش در یک سیستم مدیریت دانش برای رسیدگی به وظایف و پروژه های تجاری خاص؛به اشتراک گذاری دانش با دیگرانی که می توانند از آن بهره مند شوند.بهبود فرآیندها و فناوری برای دسترسی آسان به دانش؛ وترویج تولید دانش جدید برای یادگیری مستمر.
مدیریت دانش به کسب و کارها این امکان را می دهد که با قرار دادن اطلاعات در مکانی که به راحتی برای همه کارمندان قابل دسترسی باشد، سیلوها را تجزیه کنند. این مکانی را برای افراد فراهم می کند تا دانشی را که در طول زمان به دست آورده اند قرار دهند و از از دست دادن اطلاعات زمانی که افراد شرکت را ترک می کنند، جلوگیری می کند.
مثال از مدیریت دانش
در اینجا چند نمونه اساسی از مدیریت دانش آورده شده است:
پایگاه داده بازخورد: این نوع پایگاه داده به مشتریان یا کارمندان اجازه می دهد تا برای بخش های تحقیق و توسعه بازخورد بگذارند تا به تفسیر اطلاعات مشترک کمک کنند.
فایل‌های تحقیقاتی: این فایل‌ها به ویژه در توسعه یک محصول جدید مفید هستند، این فایل‌ها با تحقیقات حیاتی در مورد رقبا و نظرات گروه‌های متمرکز در مورد نیازهای یک پایگاه مشتری ایجاد می‌شوند.
فایل‌های پروژه مشترک: این به همه افراد یک تیم اجازه می‌دهد تا روی یک سند مشترک کار کنند و حتی از مکان‌های مختلف، تغییرات را ببینند و ایجاد کنند.معمولاً از آن به عنوان یک سند زنده یاد می شود که امکان همکاری در یک پروژه را فراهم می کند.
بازنشستگی کارکنان
دانش و مهارت یک کارمند با گذراندن زمان با یک سازمان افزایش می یابد. در نتیجه، کارکنان معمولاً با انبوهی از تخصص بازنشسته می‌شوند که شرکت باید با استفاده از فرآیندهای مدیریت دانش کارآمد به منظور کاهش اختلال و جلوگیری از شکاف‌های دانش نیروی کار استخراج کند.این به معنای شناسایی و جمع آوری اطلاعات معنی دار است که باید توسط سازمان حفظ شود و تعیین بهترین رویکرد برای ذخیره و توزیع.
انتقال یا ارتقاء کارمند
هنگامی که کارکنان در یک شرکت موقعیت خود را تغییر می دهند، باید مهارت ها و تخصص های بیشتری را برای مطابقت با نقش جدید خود توسعه دهند.رویه های مدیریت دانش کارآمد، ارائه این اطلاعات را برای ایجاد یک انتقال یکپارچه از یک موقعیت به موقعیت دیگر ساده می کند.