سیستم اطلاعات مدیریت(management information system) مجموعه‌ای از سیستم‌ها و رویه‌ها است که دادهها را از طیف وسیعی از منابع جمعآوری میکند، آن را جمعآوری کرده و در قالبی قابل خواندن ارائه میکند.یک MIS دادهها را از سیستم‌های مختلف آنلاین جمعآوری میکند تا از تصمیمگیری مدیریت پشتیبانی کند، اطلاعات را تجزیه و تحلیل کند و دادهها را گزارش کند.
MIS زیرمجموعه ای از فناوری اطلاعات (IT) است و بر استفاده استراتژیک از فناوری برای کمک به سازمان ها در دستیابی به اهداف و مقاصد خود تمرکز دارد.اصطلاحات سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)، سیستم مدیریت اطلاعات (IMS)، سیستم اطلاعات (IS)، برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، علوم کامپیوتر، مهندسی کامپیوتر برق و مدیریت فناوری اطلاعات (IT) اغلب اشتباه گرفته می شوند. MIS یک زیرمجموعه سلسله مراتبی از سیستم های اطلاعاتی است. MIS بیشتر متمرکز بر سازمان است که بر روی استفاده از فناوری اطلاعات برای افزایش ارزش کسب و کار محدود می شود. علوم کامپیوتر بیشتر بر روی نرم افزار متمرکز است و با برنامه هایی که ممکن است در MIS استفاده شوند سروکار دارد.
تاریخچه سیستم اطلاعات مدیریت
مفید است که تاریخچه سیستم های اطلاعات مدیریت را به چهار یا پنج دوره تقسیم کنیم تا تکامل آن را درک کنیم.اواسط دهه 1960 تا اواسط دهه 1970:سیستم‌های اطلاعاتی در سال‌های اولیه MIS کامپیوتری متمرکز بودند و فقط بر الزامات مدیریت و حاکمیت متمرکز بودند.بخش‌های حسابداری مسئول اکثر سیستم‌های اطلاعاتی و گزارش‌های آنها بودند.
اواسط دهه 1970 تا اواسط دهه 1980:اگرچه MIS هنوز عمدتاً بر مدیریت و نظارت متمرکز بود، بخش‌های دیگری شروع به استفاده از این فناوری کردند.شکل و دامنه گروه‌های راهبری سیستم‌های اطلاعات اضافی و طرح‌های ابتکاری کاربر اغلب پروژه‌هایی را ایجاد می‌کنند.
اواسط دهه 1980 تا اواخر دهه 1990:این دوره شاهد رشد سیستم های اطلاعاتی متمرکز و عدم تمرکز اطلاعات بود.هر بخش شبکه کامپیوتری خود را دارد.مدیریت اطلاعات اغلب به عنوان “گربه گله” نامیده می شد.”یک کار جدید برای رسیدگی به کسب و بهره برداری از سیستم های اطلاعاتی مختلف در طی این مدت در بسیاری از مشاغل شکل گرفت.
اواخر دهه 1990 تا امروز:سیستم های اطلاعاتی هنوز در دوره مدرن ارتباط نزدیکی با حکمرانی و مدیریت دارند، اما به طور گسترده ای پراکنده هستند و تقریباً برای هر کارمندی در چندین پلتفرم قابل دسترسی هستند.به طوری که یک شرکت مشتری بتواند به راحتی به اطلاعات تامین کننده دسترسی داشته باشد و مصرف کنندگان آنها نیز به نوبه خود به آن اطلاعات دسترسی داشته باشند، بسیاری از سیستم های اطلاعاتی در بین شرکت های مختلف یکپارچه شده اند.
امروز به جلو:رشد سریع پهنای باند اینترنت منجر به وابستگی قابل توجهی به رایانش ابری شده است. برخی ادعا می کنند که این نوید دهنده عصر جدیدی است و این عصر سیستم های اطلاعات مدیریت است.امروزه، تقریباً هر کارمندی می تواند به دلیل ابزارهایی که در چندین پلتفرم به راحتی در دسترس هستند، قضاوت علمی داشته باشد. تمایز بین کسانی که اطلاعات MIS را ایجاد می کنند و کسانی که از اطلاعات MIS استفاده می کنند به طور فزاینده ای مبهم می شود
اجزای سیستم اطلاعات مدیریت
سیستم اطلاعات مدیریت شامل اجزای زیر است.
شماره 1 – داده ها
داده ها برای هر کسب و کاری بسیار مهم است. متأسفانه، در عصر اینترنت، شرکت ها با داده های بیش از حد بمباران می شوند، نه فقط داده های مرتبط.شرکت‌ها دادهها را در فایل‌ها، اسناد، فضای ذخیره‌سازی ابری، نسخه‌های سخت و فرمت‌های کپی نرم‌افزار جمعآوری می‌کنند.در درجه اول MIS داده ها را به روشی امن ذخیره می کند. به عنوان مثال، یک بانک سوابق سپرده های حساب، برداشت ها و جزئیات مشتری را نگهداری می کند.
شماره 2 – افراد
یک MIS برای استفاده توسط کارکنان شرکت طراحی شده است.مدیران، حسابداران، مدیران اجرایی و کارکنان برای عملیات روزانه. در حالت ایده آل، MIS باید بر اساس نیازهای شرکت سفارشی شود. ویژگی های MIS باید با استفاده رایج مطابقت داشته باشد.
شماره 3 – فرآیندهای کسب و کار
سیستم‌های اطلاعاتی فرآیندهای پیچیده را ساده می‌کنند – تمرکز عملیات به این امر می‌رسد.
شماره 4 – سخت افزار
سخت افزار جزء ضروری MIS است. هر سیستمی روی یک دستگاه اجرا می شود، اما قابلیت های پردازش متفاوت است.
شماره 5 – نرم افزار
نرم افزار MIS به دو دسته نرم افزار سیستمی و نرم افزار کاربردی تقسیم می شود.اصطلاح نرم افزار سیستم به سیستم عامل هایی مانند ویندوز و iOS اشاره دارد.نرم افزار کاربردی خاص تر است – سیستم های بانکی، برنامه های حسابداری، برنامه های حقوق و دستمزد و غیره.
انواع سیستم های اطلاعاتی در یک سازمان تجاری
کسب و کارهای کوچک عمدتاً با تولید کالاها یا خدمات باکیفیت به جذب و حفظ مشتریان می پردازند.صاحبان کسب و کار همچنین با چالش قابل توجه تبدیل کوه های داده به اطلاعات عملی روبرو هستند.اطلاعات مربوط به فروش، لیست مشتریان، موجودی، امور مالی و سایر جنبه های کسب و کار شما باید به دقت مدیریت شود.سیستم‌های اطلاعاتی شما همچنین می‌توانند منابع مهم بینش برای رشد کسب‌وکار شما با محدود کردن هزینه‌ها و دستیابی به مزیت رقابتی باشند.برای استفاده بهینه از داده ها به عنوان دارایی شرکت، یک استراتژی اطلاعاتی رسمی برای کسب و کار خود اتخاذ کنید.
سیستم پردازش معاملات
یک کسب و کار کوچک تراکنش هایی را پردازش می کند که ناشی از عملیات روزانه تجاری است، مانند ایجاد چک حقوق و سفارش خرید، با استفاده از یک سیستم پردازش تراکنش یا TPS.TPS، بر خلاف سیستم دسته ای، مستلزم آن است که کاربران در زمان واقعی با سیستم تعامل داشته باشند تا سیستم را برای جمع آوری، ذخیره، بازیابی و اصلاح داده ها هدایت کنند.کاربر داده های تراکنش را از طریق یک پایانه وارد می کند و سیستم بلافاصله داده ها را در یک پایگاه داده ذخیره می کند و خروجی مورد نیاز را تولید می کند.به عنوان مثال، یک صاحب کسب و کار کوچک ممکن است به سیستم بانکی دستور دهد تا یک حساب پس انداز را به مبلغ 500 میلیون بدهی کند و به حساب جاری شرکت 500 میلیون بپردازد. به دلیل به روز رسانی مداوم سیستم، کاربر می تواند به داده های فعلی TPS، مانند موجودی حساب، در هر نقطه دسترسی داشته باشد.
سیستم های کنترل فرآیند
این سیستم بر فعالیت های تجاری فیزیکی یا صنعتی مانند مونتاژ خودرو، پالایش نفت یا تولید فلز تمرکز دارد. سیستم کنترل فرآیند به طور مداوم داده ها را جمع آوری می کند و گزارشی از عملکرد سیستم تولید می کند.این گزارش به مدیریت کمک می کند تا میزان عملکرد فرآیند را ارزیابی کند و اطلاعاتی را در مورد زمان وقوع یک رویداد خاص ارائه می دهد. علاوه بر این، نشان می دهد که سیستم تولید چقدر از یک فرآیند تولید چرخه ای منحرف می شود.این نوع داده ها برای ارزیابی اثربخشی سیستم تولید و حفظ کنترل ایمنی کارگران و تجهیزات مفید است.
سیستم فروش و بازاریابی
مدیران می توانند از طریق سیستم های فروش و بازاریابی بر فروش و اثربخشی تبلیغات شرکت نظارت کنند. از طریق بررسی ها و نظرات مشتریان، سیستم های بازاریابی می توانند گزارش هایی تولید کنند که به مدیران در بالا بردن کالیبر محصولاتشان کمک می کند.مدیران بازاریابی که از سیستم‌های فروش استفاده می‌کنند می‌توانند از گزارش‌ها برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد فروش مورد انتظار و ارزیابی نحوه مقایسه آنها با درآمد فعلی استفاده کنند.آنها می توانند از این برای شناخت الگوها و توسعه راه حل هایی برای توسعه آینده استفاده کنند. این سیستم ها می توانند اختلاف قیمت بین محصولات و تبلیغات و کمپین های تبلیغاتی فعلی را که خرده فروشان خاص استفاده می کنند، پیگیری کنند.مدیران ممکن است از این اطلاعات برای ردیابی فروش یک محصول و هدف قرار دادن تبلیغات یا تخفیف های اضافی استفاده کنند.
سیستم کنترل موجودی
هر رویداد مرتبط با موجودی، مانند سرقت، خراب شدن، و موجودی موجود را پیگیری میکند و مدیریت را قادر می‌سازد تا ببیند کدام محصولات سریع‌تر به فروش می‌رسند و نیاز به ذخیره مجدد دارند، چه در مکان‌های خرده‌فروشی خاص یا در انبار تجاری.حرکت موجودی به انبار، از انبار به فروشگاه ها، فروش و بازگشت همه توسط سیستم کنترل موجودی ردیابی می شود.
سیستم های حسابداری و مالی
دارایی ها و سرمایه گذاری های سازمان را پیگیری می کند. تمام اطلاعات مربوط به گزارش های مالی مورد نیاز قانون برای مالیات های فدرال، ایالتی و محلی، حقوق و دستمزد و صندوق های بازنشستگی را گردآوری می کند. اگر مؤسسه گزارش‌های سالانه منتشر میکند، سیستم حسابداری و مالی گزارش‌های مورد نیاز برای چنین حسابرسی‌هایی را ارائه میکند. همچنین ارسال تراکنش های روزانه مانند درآمد فروش، بازده و سپرده های بانکی را آسان تر می کند. این روش پایه و اساس صورتهای ماهانه مانند سود و زیان و ترازنامه است.علاوه بر این، این اظهارات به مدیران کمک می کند تا موفقیت مالی فعلی شرکت را با نتایج تاریخی آن مقایسه کنند و اهدافی را برای توسعه آینده تعیین کنند.
سیستم منابع انسانی
با استفاده از این سیستم مدیریت اطلاعات، مدیریت ممکن است نحوه توزیع اطلاعات در سراسر شرکت را تنظیم کند. سیستم اطلاعات اتوماسیون اداری شامل ابزارهای الکترونیکی است که مدیران برای برقراری ارتباط با سایر مدیران بخش، کارکنان آنها و یا حتی با سایر کارکنان استفاده می کنند.حقوق و دستمزد، مزایا و بازنشستگی همگی اجزای مالی سیستم های حسابداری و مالی هستند که توسط این سیستم ردیابی می شوند.سیستم منابع انسانی نیز موارد متعدد دیگری را ردیابی می کند. ارائه اخطارهای مربوط به رعایت قوانین جلسات آموزشی مورد نیاز است و مقررات منابع انسانی ارتباط بین کارکنان، منابع انسانی و مدیریت را تسهیل می کند.
سیستم های اطلاعات بازاریابی
سیستم اطلاعات بازاریابی به جمع آوری، تجزیه و تحلیل، تفسیر، ذخیره سازی و ارائه منظم اطلاعات بازار به بازاریابان به طور منظم و مستمر از منابع داخلی و خارجی اشاره دارد. جزئیات مهمی را به بازاریابان می دهد تا تصمیم بگیرند که چگونه عملیات بازاریابی را به بهترین نحو انجام دهند، مانند قیمت گذاری، بسته بندی، توسعه محصول جدید، توزیع، رسانه و تبلیغات.
سیستم اطلاعات مدیریت
مدیران و صاحبان مشاغل کوچک برای دریافت داده‌های عملکرد عملیاتی فعلی و تاریخی، مانند داده‌های فروش و موجودی، به یک سیستم اطلاعات مدیریت خاص صنعت یا MIS تکیه می‌کنند.به طور دوره ای، MIS می تواند گزارش های از پیش برنامه ریزی شده ایجاد کند، که مدیریت شرکت می تواند در برنامه ریزی ها و عملیات استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی استفاده کند. به عنوان مثال، یک گزارش MIS ممکن است نمودار دایره‌ای باشد که حجم فروش محصول را بر اساس منطقه نشان می‌دهد یا نموداری که درصد افزایش یا کاهش فروش یک محصول را در طول زمان نشان می‌دهد.مدیران و صاحبان مشاغل کوچک نیز برای انجام تحلیل‌های موردی «چه می‌شد» به MIS متکی هستند.به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است از این سیستم برای تعیین تأثیر بالقوه بر برنامه های حمل و نقل در صورت دو برابر شدن فروش ماهانه استفاده کند.
سیستم پشتیبانی تصمیم
یک سیستم پشتیبانی تصمیم یا DSS به مدیران و صاحبان مشاغل کوچک اجازه می دهد تا از گزارش های از پیش تعریف شده یا موقت برای پشتیبانی از برنامه ریزی عملیات و تصمیمات حل مشکل استفاده کنند. با DSS، کاربران به عنوان ابزاری برای ارزیابی تأثیر احتمالی یک تصمیم قبل از اجرا، پاسخ به سؤالات خاص را پیدا می کنند.پاسخ به سؤالات ممکن است به شکل یک گزارش خلاصه داده باشد، مانند گزارش درآمد محصول به تفکیک سه ماهه فروش.برای انجام یک تجزیه و تحلیل، صاحبان و مدیران کسب و کار از یک رابط – یک داشبورد – برای انتخاب یک نمایش گرافیکی خاص از یک شاخص عملکرد کلیدی استفاده می کنند که پیشرفت در رسیدن به یک هدف خاص را اندازه گیری می کند. به عنوان مثال، یک داشبورد تولیدی ممکن است گرافیکی را نشان دهد که تعداد محصولات تولید شده در یک خط خاص را نشان می دهد.
سیستم پشتیبانی اجرایی
سیستم پشتیبانی اجرایی یا ESS حاوی گزارش های از پیش تعریف شده ای است که به صاحبان و مدیران مشاغل کوچک کمک می کند تا روندهای بلندمدت حمایت از برنامه ریزی استراتژیک و تصمیم گیری غیر معمول را شناسایی کنند. کاربران سیستم بر روی هر نماد نمایش داده شده در صفحه ESS کلیک می کنند و معیارهای گزارش را برای مشاهده گزارش ها و نمودارهای از پیش تعریف شده فردی که بر اساس داده های بخش عملکردی و کل شرکت مانند فروش، زمان بندی و حسابداری هزینه است، وارد می کنند.گزارش‌های ESS مدیر یا مالک کسب‌وکار را در مورد موضوعی مانند روند بازار و ترجیحات خریدار توضیح می‌دهند.سیستم ESS همچنین ابزارهای تحلیلی را ارائه می دهد که برای پیش بینی نتایج، ارزیابی عملکرد و محاسبه آمار بر اساس داده های موجود استفاده می شود.
سیستم مدیریت اطلاعات مدرسه
یک سیستم اطلاعات مدرسه (SIMS) مدرسه را قادر می سازد تا به طور کارآمد عمل کند. بسیاری از مدارس از این فناوری برای رسیدگی به تمام عملیات های پشت صحنه مدرسه و همچنین شکل دادن به مغز جوانان استفاده می کنند. سیستم اطلاعات مدارس حجم کار نگهداری و مدیریت سوابق حضور و غیاب دانش آموزان را کاهش داده است.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP)
یک شرکت از نرم افزار یا سیستم برای برنامه ریزی و مدیریت فعالیت های روزانه مانند زنجیره تامین، تولید، خدمات، مالی و سایر فرآیندها استفاده می کند. حسابداری و تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت ریسک، انطباق و عملیات زنجیره تامین تنها چند کار است که نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ممکن است برای خودکارسازی و ساده سازی یک شرکت یا سازمان انجام دهد.
ماژول های سیستم های ERP ممکن است شامل امور مالی، حسابداری، بازاریابی، منابع انسانی، تولید، مدیریت موجودی و توزیع باشد.سیستم های مدیریت زنجیره تامین (SCM) مدیریت کارآمدتر زنجیره تامین را با ادغام پیوندها در یک زنجیره تامین امکان پذیر می کند.این ممکن است شامل تامین کنندگان، تولید کنندگان، عمده فروشان، خرده فروشان و مشتریان نهایی باشد.
سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا روابط با مشتریان بالقوه و فعلی و شرکای تجاری در بازاریابی، فروش و خدمات را مدیریت کنند.سیستم مدیریت دانش (KMS) به سازمان ها کمک می کند تا جمع آوری، ثبت، سازماندهی، بازیابی و انتشار دانش را تسهیل کنند. این ممکن است شامل اسناد، سوابق حسابداری، رویه های ثبت نشده، شیوه ها و مهارت ها باشد.
مدیریت دانش (KM) به عنوان یک سیستم، فرآیند ایجاد و کسب دانش از فرآیندهای داخلی و دنیای بیرونی را پوشش می دهد.دانش جمع‌آوری‌شده در خط‌مشی‌ها و رویه‌های سازمانی گنجانده می‌شود و سپس بین ذینفعان منتشر می‌شود.
پایگاه داده محلی
یک پایگاه داده محلی یک MIS مدیریت شده توسط جامعه است. به طور معمول، یک پایگاه داده برای اطلاعات عمومی و زیرساخت استفاده می شود.این منبع اطلاعاتی برای شهروندان است. در صورت لزوم، شهروندان همچنین می توانند اسناد رسمی (در مورد اطلاعات عمومی دقیق) را درخواست کنند.نظرسنجی های اجتماعی همچنین پایگاه های داده محلی.
هدف سیستم اطلاعات مدیریت
اهداف اصلی MIS کمک به مدیران اجرایی در تصمیم گیری هایی است که استراتژی کسب و کار را پیش می برد و ساختار سازمانی و پویایی شرکت را برای مدیریت مؤثرتر سازمان و کسب مزیت رقابتی پیاده سازی می کند.
برخی از اهداف MIS به شرح زیر است:
جمع آوری داده ها: داده ها توسط MIS از منابع مختلف داخلی و خارجی سازمانی جمع آوری می شود.داده ها ممکن است به صورت دستی یا از طریق پایانه های کامپیوتری گرفته شوند.
پردازش داده ها: داده های ثبت شده برای ایجاد اطلاعات لازم پردازش می شوند.پردازش داده شامل وظایفی از جمله محاسبه، مرتب‌سازی، دسته‌بندی و خلاصه‌سازی است.
ذخیره سازی اطلاعات: داده های پردازش شده یا پردازش نشده برای استفاده بیشتر در MIS نگهداری می شوند.هر اطلاعاتی که فوراً مورد نیاز نباشد به عنوان سابقه برای سازمان حفظ می شود تا بعداً از آن استفاده کند.
بازیابی اطلاعات: در صورت نیاز و در صورت نیاز، سیستم اطلاعات مدیریت داده ها را از پایگاه های داده خود برای کاربران مختلف دریافت می کند.
انتشار اطلاعات: کاربران سازمان اطلاعات را دریافت می کنند که محصول نهایی سیستم اطلاعات مدیریت است.به طور منظم یا آنلاین از طریق یک ترمینال رایانه رخ می دهد.
مزایای سیستم اطلاعات مدیریت
برنامه‌ریزی را تسهیل میکند: با افزایش اندازه و پیچیدگی سازمان‌ها، به لطف اطلاعات مفیدی که MIS برای تصمیمگیری مؤثر می‌دهد، مدیران اکنون به جای اینکه از محل عملیات انجام شوند، از راه دور کار می‌کنند.
اضافه بار اطلاعات را به حداقل می رساند: MIS به تقسیم بندی داده ها به اجزای قابل مدیریت تر و مرتبط برای تصمیم گیری کمک می کند.در نتیجه، حجم عظیمی از داده های سازماندهی شده کمتر گیج کننده هستند.
MIS تمرکززدایی را تشویق می کند: تمرکززدایی قدرت از طریق سیستم اطلاعات مدیریت امکان پذیر است.این به به روز رسانی سیاست ها و شیوه های سازمانی کمک می کند. از آنجایی که سیستم های اقلیت در سطوح پایین تری از اندازه گیری عملکرد وجود دارد، این امر قابل قبول است.
هماهنگی را به ارمغان می آورد: تمام گره های تصمیم گیری سازمانی از طریق MIS به هم متصل می شوند. این عملکرد کارآمد یک سازمان را تضمین می کند.به جذب فعالیت های تخصصی کمک می کند تا هر حوزه بتواند نیازها و مشکلات دیگران را درک کند.
کنترل را آسان‌تر میکند: MIS ابزاری حیاتی است که برنامه‌ریزی و کنترل مدیریتی را به هم متصل میکند.MIS از رایانه ها برای افزایش ظرفیت پردازش و ذخیره سازی داده ها و در عین حال کاهش هزینه ها استفاده می کند. ظرفیت مدیریت را برای ارزیابی و افزایش عملکرد بهبود می بخشد.
معایب سیستم اطلاعات مدیریت
راه اندازی و پیکربندی بسیار گران است: اشکال اصلی MIS این است که استقرار آن برای یک تجارت بسیار گران است.قطعات سخت افزاری و نرم افزاری متعددی برای عملکرد این سیستم اطلاعاتی مورد نیاز است.
عدم انعطاف پذیری برای به روز رسانی: MIS نمی تواند مانند بسیاری از برنامه های کاربردی دیگر خود را به طور خودکار به روز کند.سیستم باید به صورت دستی با جمع آوری داده های خام و قرار دادن آن در آن برای پردازش و به روز رسانی داده های ذخیره شده قبلی به روز شود.
خطر تقلب: در هر مرحله معامله باید کنترل ها و بررسی های مناسب انجام شود.هر گونه نقض می تواند منجر به موقعیت های بالقوه خطرناک شود، مانند یک مزاحم که تراکنش های غیرقانونی را پست می کند.
فقط عوامل کیفی را در نظر می گیرد: MIS جنبه های غیرکیفی از جمله روحیه، نگرش و انگیزه کارکنان را نادیده می گیرد و صرفاً عوامل کیفی را در نظر می گیرد.اتکای شدید به فناوری: در سیستم های اطلاعاتی رایانه ای، فناوری به شدت متکی است.تا زمانی که نرم‌افزار یا سخت‌افزار لازم تعویض نشده باشد، در هنگام خرابی دستگاه یا نرم‌افزار نمی‌توان به اطلاعات دسترسی داشت.
ویژگی های MIS
باید بر اساس یک برنامه ریزی بلندمدت باشد.
باید دیدی جامع از پویایی و ساختار سازمان ارائه دهد.
باید به عنوان یک سیستم کامل و جامع که تمامی زیرسیستم های به هم پیوسته درون سازمان را پوشش دهد، کار کند.
باید به روشی از بالا به پایین برنامه ریزی شود، زیرا تصمیم گیرندگان یا مدیریت باید به طور فعال در مرحله توسعه MIS شرکت کنند و جهت روشنی را ارائه دهند.
باید بر اساس نیاز به اطلاعات استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی مدیران یک سازمان باشد.
همچنین باید با گزارش چنین شرایطی از موقعیت های استثنایی مراقبت کند.
باید بتواند پیش بینی و تخمین بزند و اطلاعات پیشرفته تولید کند و در نتیجه مزیت رقابتی ایجاد کند.
تصمیم گیرندگان می توانند بر اساس چنین پیش بینی هایی اقدام کنند.
باید بین تمام زیرسیستم های درون سازمان پیوند ایجاد کند تا تصمیم گیرندگان بتوانند بر اساس دیدگاهی یکپارچه تصمیم درستی بگیرند.
باید جریان آسان اطلاعات را از طریق زیرسیستم های مختلف فراهم کند، بنابراین از افزونگی و دوگانگی داده ها جلوگیری می کند. این باید عملیات را تا حد امکان ساده کند.
اگرچه MIS یک سیستم یکپارچه و کامل است، اما باید به گونه‌ای منعطف ساخته شود که در صورت لزوم به آسانی به زیر سیستم‌های کوچک‌تر تقسیم شود.
پایگاه داده مرکزی ستون فقرات یک MIS خوش ساخت است.
ویژگی های MIS کامپیوتری
باید بتواند داده ها را با دقت و سرعت بالا با استفاده از تکنیک های مختلف مانند تحقیق در عملیات، شبیه سازی، اکتشافی و غیره پردازش کند.
باید قادر به جمع آوری، سازماندهی، دستکاری و به روز رسانی حجم زیادی از داده های خام با ماهیت مرتبط و غیرمرتبط باشد که از منابع مختلف داخلی و خارجی در دوره های زمانی مختلف به دست می آید.
باید اطلاعات بلادرنگ در مورد رویدادهای جاری را بدون هیچ تاخیری ارائه دهد.
باید از فرمت های خروجی مختلف پشتیبانی کند و در عمل از آخرین قوانین و مقررات پیروی کند.
باید اطلاعات سازماندهی شده و مرتبط را برای تمام سطوح مدیریت فراهم کند: استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی.
این باید انعطاف پذیری شدید در ذخیره سازی و بازیابی داده ها را هدف قرار دهد.
مثال ها
حال، اجازه دهید چند نمونه از سیستم های اطلاعات مدیریت را برای درک کاربرد آنها بررسی کنیم.
مثال شماره 1
فرض کنید یک شرکت چند ملیتی دارای چندین دفاتر داخلی و خارجی است.تعداد کل کارکنان 900 نفر است.نگهداری سوابق دستی همه کارکنان امکان پذیر نیست.بنابراین، بخش منابع انسانی شرکت ها از سیستم اطلاعات منابع انسانی برای جمع آوری، ثبت و طبقه بندی اطلاعات کارکنان استفاده می کند.این شرکت همچنین از MIS برای ردیابی حضور و غیاب و خروج استفاده می کند.علاوه بر این، شرکت یک پایگاه داده متمرکز را برای ذخیره مقادیر زیادی از داده ها انتخاب می کند.
مثال شماره 2
یک بیمارستان بزرگ را در نظر بگیرید – انبوهی از بیماران و پرسنل در حال رفت و آمد هستند.این بیمارستان دارای بخش های متعددی است که در هر بخش پرستاران، جراحان و پزشکان مشغول به کار هستند.برخی از آنها کارمند دائمی هستند و برخی دیگر برای چند ساعت کار می کنند. مدیریت بیمارستان باید همه چیز را ثبت کند.بیمارستان یک سیستم اطلاعات سلامت را برای ثبت هر دقیقه جزئیات نصب می کند. MIS همچنین تک تک هزینه ها را ردیابی می کند. در نتیجه، پزشکان به راحتی به اطلاعات بیمار دسترسی پیدا می کنند. حداقل هرج و مرج وجود دارد.
تفکر سیستمی چیست؟
تفکر سیستمی رویکردی برای حل مسئله است که شامل نگاه کردن به کل سیستم و نه صرفاً اجزای فردی است. این شامل درک چگونگی تعامل اجزای مختلف یک سیستم با یکدیگر و تأثیر آنها بر عملکرد کلی سیستم است.در زمینه سیستم‌های اطلاعات مدیریت، تفکر سیستمی ضروری است زیرا به مدیران اجازه می‌دهد تا بفهمند که چگونه جنبه‌های مختلف سازمانشان با یکدیگر تعامل دارند و چگونه تغییرات در یک حوزه از سازمان می‌تواند بر سایر حوزه‌ها تأثیر بگذارد.