هماهنگی چیست؟

هماهنگی(coordination)، همگام سازی تلاش های فردی و گروهی است که وحدت عمل را برای تحقق اهداف مشترک فراهم می کند.coordinationفرآیند یکپارچه‌سازی تمام اجزای یک سازمان از جمله افراد، امور مالی، منابع، فعالیت‌ها، ماشین‌آلات، واحدهای تجاری، بخش‌ها و غیره است به نحوی که تلاش جمعی آن‌ها به بهترین نحو به اهداف از پیش تعیین‌شده دست یابد.

تعریف هماهنگی

مونی و ریلی – ” ترتیبی منظم از تلاش های گروهی برای ایجاد وحدت عمل در تعقیب اهداف مشترک است.”برچ – “عبارت است از ایجاد تعادل و حفظ تیم با اطمینان از تخصیص مناسب وظایف به اعضای مختلف و مشاهده اینکه وظایف با coordination بین خود اعضا انجام می شود.”

مری پارکر فولت – اولین آزمون یک مدیریت تجاری باید این باشد که آیا شما یک کسب و کار دارید که همه بخش های آن به قدری هماهنگ هستند، به طوری که در فعالیت های نزدیک و تنظیم کننده خود با هم حرکت می کنند، به طوری که آنها را به هم متصل می کند، قفل می کند، به هم مرتبط می شود. یک واحد کاری بسازید که با قطعات مجزا همخوانی نداشته باشد، بلکه یک کل عملکردی یا یک واحد یکپارچه باشد.

به گفته جورج آر.تری و تئو هایمن، «بخشی از کارکردهای مدیریتی برنامه ریزی، سازماندهی، به کار گماردن، هدایت و کنترل است. یکی از مهم ترین عناصر فرآیند مدیریت است و کل فرآیند مدیریت را تسهیل می کند. بنابراین، این جوهر مدیریت است.»

به گفته تری، «coordination با وظیفه ترکیب تلاش ها به منظور اطمینان از دستیابی موفق به یک هدف سروکار دارد. با برنامه ریزی، سازماندهی، فعال سازی و کنترل انجام می شود. این بدان معناست که هماهنگی به عنوان مکانیزم منسجم عمل می کند و به همگام سازی عملکردهای مدیریتی مانند برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل کمک می کند

به گفته تئو هایمن، هماهنگ سازی منظم تلاش های زیردستان برای ارائه مقدار، زمان و کیفیت مناسب اجرا است به طوری که تلاش های متحد آنها به اهداف اعلام شده، یعنی هدف مشترک شرکت منجر شود.

به گفته برش، عبارت است از ایجاد تعادل و حفظ تیم با اطمینان از تخصیص مناسب وظایف به اعضای مختلف و مشاهده اینکه وظایف با هماهنگی بین خود اعضا انجام می شود.

هماهنگی در مدیریت

یک مدیر باید پنج وظیفه مدیریتی را انجام دهد که همگی به یکدیگر وابسته و همپوشانی دارند. همه این توابع از یکدیگر جدا نیستند. بنابراین، هنگامی که یک مدیر تمام این عملکردها را به هم پیوند می دهد، به عنوان coordination شناخته می شود.

نیرویی است که همه کارکردهای مدیریتی را به هم متصل می کند و عملکرد روان و کارآمد یک سازمان را تضمین می کند. تمام فعالیت های یک سازمان از قبیل خرید، تولید، فروش و مالی از طریق این پیوندcoordination به هم متصل می شوند که باعث می شود و به کار مستمر یک سازمان کمک می کند.

روح مدیریت تلقی می شود، زیرا از طریق هماهنگی و انضباط افراد و گروه ها به دستیابی به هدف کمک می کند. اگرچه گاهی اوقات، هماهنگی ممکن است به عنوان یک عملکرد مدیریتی نامیده نشود، جوهر مدیریت است.

  هماهنگی – جوهره مدیریت

دلیل نامیده شدن به جوهره مدیریت این است که نظم بهینه را بین کارکردهای اساسی مدیریت ترتیب می دهد. برنامه ریزی، سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل.این کارکردها جوهره موفقیت سازمانی هستند و coordination کاری است که آنها را به طور موثر ترکیب می کند و هم افزایی بیشتری بین آنها ایجاد می کند که سپس به آنها انرژی بهتری برای عملکرد بهتر می دهد. از برنامه ریزی گرفته تا کنترل هر مرحله از فرآیند مدیریت نیازمند آن است.

coordination جوهر مدیریت است زیرا از وظایف مدیریتی زیر جدا نیست:

coordination از طریق برنامه ریزی

در برنامه ریزی، به مدیر اجازه می دهد تا آنچه را که باید در یک برنامه خوب گنجانده و/یا حذف کند، ارزیابی کند. برنامه ریزی همچنین با ادغام طرح های مختلف از طریق بحث متقابل و تبادل نظر، هماهنگی را تسهیل می کند.

coordinationاز طریق سازماندهی

سازماندهی نیاز به هماهنگی زیادی دارد. هر زمان که مدیریت وظایف یا فعالیت هایی را به افراد یا گروه ها محول می کند، هماهنگی به آنها اجازه می دهد تا آن را به خوبی سازماندهی کنند.

coordinationازطریق به کار گماردن

در به کار گماردنcoordination کمک می کند تا نوع کارکنان مورد نیاز و جانمایی منطقی آن مشخص شود. برای هماهنگی بهتر، مدیریت همیشه اطمینان حاصل می کند که تعداد مناسبی از کارمندان با مهارت ها و صلاحیت های مناسب را استخدام می کند. این همچنین تضمین می کند که آنها مردان مناسب را در شغل مناسب دارند.

coordination از طریق هدایت

در هدایت، تمرکز را برای مدیر فراهم می کند. در واقع هدف از دستور یا دستور دادن به زیردستان تنها زمانی محقق می شود که بین آنها حس هماهنگی و هماهنگی وجود داشته باشد.

coordination از طریق کنترل

گزارش را واقع بینانه می کند. از طریق coordination، مدیریت اطمینان حاصل می کند که عملکرد واقعی تا حد امکان به عملکرد استاندارد نزدیک است.

انواع هماهنگی

یک اصل مهم مدیریت است که برای ترکیب فعالیت های گروهی و وظایفی که بخشی از ساختار سازمانی هستند به کار می رود.فرآیندی مستمر است که نقشی حیاتی در وجود مستمر، رشد و سودآوری سازمان دارد.

این کار به عنوان یک تیم را ترویج می کند، نیروی کار را تشویق می کند و با استفاده مؤثر از منابع، جهت درست را ارائه می دهد. بنابراین coordination به درستی “جوهر مدیریت” برای فراهم کردن شرایط هماهنگ و عملکرد روان یک شرکت نامیده می شود.

در یک سازمان، شما نه تنها باید مسائل داخلی را هماهنگ کنید، بلکه مسائل بیرونی نیز اهمیت دارند. هماهنگی عمدتاً بر دو نوع داخلی و خارجی است.اشکال مختلف coordination به شرح زیر است:

داخلی

coordination داخلی همه چیز در مورد ایجاد رابطه بین همه مدیران، مدیران اجرایی، بخش ها، بخش ها، شعب و کارمندان یا کارگران است. این روابط با هدف هماهنگی فعالیت های سازمان برقرار می شود. هماهنگی داخلی دو گروه دارد:

عمودی – coordination بین سطوح مختلف سازمان است تا اطمینان حاصل شود که تمام سطوح سازمان با سیاست ها و برنامه های سازمانی هماهنگ هستند. این امر از طریق تفویض اختیار از طریق هدایت و کنترل حاصل می شود. به عنوان مثال، یک مدیر فروش وظایف خود را با سرپرستان فروش خود هماهنگ می کند. از سوی دیگر، تمام ناظران فروش اطمینان حاصل می کنند که با مدیر فروش هماهنگ هستند.

افقی – به روابط و ارتباط بین کارکنان شاغل در یک سطح و در واحدها و بخش‌های مختلف نیز اشاره دارد. به عنوان مثال، coordinationافقی بین روسای بخش های مختلف، سرکارگرهای کارگاه های مختلف، سرپرستان بخش های مختلف و غیره برای اجرای فعالیت ها و دستیابی به اهداف سازمانی ایجاد می شود.

کارکنان درگیر به یک سطح سلسله مراتبی تعلق دارند و سطح اختیارات یکسانی نیز دارند. این اشکال ساختارهای سازمانی با هماهنگی مناسب به طور موثر عمل می کنند. این فرآیند پیوند فعالیت ها از طریق واحدها و بخش ها در همان سطح است.به عبارت دیگر، در هماهنگی داخلی، یک کارمند یا به صورت عمودی به سرپرست و/یا زیردستان و به صورت افقی به همکاران گزارش می دهد.

هماهنگی داخلی از طریق تکنیک های زیر حاصل می شود:

از طریق نظارت مؤثر

نظارت عملکرد هماهنگ و متقابل زیردستان را تضمین می کند. همچنین تلاش های زیردستان را هم در بین خود و هم در ارتباط با گروه های دیگر هماهنگ می کند. این گونه تلاش های مشترک افراد و گروه ها برای دستیابی به اهداف سازمانی از طریق coordination امکان پذیر است که باز هم از طریق نظارت به بهترین نحو محقق می شود.

از طریق فرآیند سازمانی

فرآیند سازمانی مناسب به هماهنگی می رسد. گروه بندی مناسب فعالیت ها، واگذاری کار به زیردستان، تفویض اختیارات مناسب و … بخش هایی از فرآیند سازمانی است که به هماهنگی کمک می کند.

از طریق تماس شخصی

یکی دیگر از تکنیک های مهم برای دستیابی به هماهنگی از طریق تماس شخصی است. تماس شخصی متقابلاً یک عملکرد را با عملکرد دیگر مرتبط می کند و این از طریق توسعه روابط بین فردی و افقی افراد شاغل در سازمان حاصل می شود. این امر باعث ترویج همکاری و همکاری به دلیل درک متقابل می شود. از این رو، هماهنگی از طریق تماس شخصی برای تحقق اهداف یک سازمان مهم است.

از طریق ارتباط موثر

شفافیت از طریق ارتباط باعث هماهنگی می شود. آگاه نگه داشتن افراد در سازمان هر از گاهی در مورد تغییرات داخلی و خارجی برای درک آنها از وضعیت تغییر یافته و هماهنگ کردن تلاش های خود برای رسیدن به اهداف مورد نظر ضروری است. ارتباط می تواند از طریق نامه ها، رویه های مستند، گزارش ها، بولتن ها و همچنین از طریق رفتار شخصی مدیران ایجاد شود.

ارتباطات وظیفه مهم تجمیع اطلاعات را به نفع سازمان انجام می دهد. مردم به سرعت به ارتباطات واکنش نشان می دهند، به شرطی که به درستی هماهنگ شده باشد. به همین دلیل است که ارتباط موثر به عنوان یک تکنیک مهم هماهنگی در نظر گرفته می شود.

جلسات گروهی

هنری فایول خاطرنشان کرد که عدم هماهنگی زمانی بیشتر نمایان می شود که هر بخش چیزی در مورد دیگران نمی داند یا نمی تواند آنها را به کل سازمان مرتبط کند. این در درجه اول به دلیل وجود محفظه های آب بسته برای ساختار سلسله مراتبی سنتی است، جایی که مردم فاقد ابتکار عمل و وفاداری هستند.

برای از بین بردن چنین وضعیتی، هماهنگی ضروری است که به بهترین وجه می توان با جلسات دوره ای گروهی و کنفرانس های روسای ادارات به دست آورد. جلسات گروهی به افراد کمک می کند تا نیازهای سازمانی را بهتر درک کنند.

این به آنها کمک می کند تا ایده ها را تبادل کنند، از برنامه ها و فعالیت های بخش خود و همچنین سازمان به عنوان یک کل مطلع شوند. بنابراین، هماهنگی مناسب به بهترین وجه از طریق جلسات گروهی حاصل می شود و به همین دلیل است که جلسات گروهی به عنوان یک تکنیک مهم هماهنگی در نظر گرفته می شود.

از طریق کارکنان رابط

به خصوص برای سازمان های بزرگ، تماس شخصی مستقیم مدیران واحدها و عملکردهای مختلف ممکن است زیاد نباشد. این شکاف اغلب توسط سازمان ها از طریق کارکنان رابط پر می شود. بنابراین یک سازمان نیز با انتصاب کارکنان رابط به دنبال ایجاد هماهنگی است.

خارجی

هماهنگی خارجی با هدف ایجاد ارتباط بین کارکنان یک سازمان تجاری با افراد خارج از سازمان است. چنین روابطی درک بهتری از دنیای خارج را فراهم می کند، در این فرآیند تجزیه و تحلیلی از آژانس های بازاریابی، مردم، مشتریان در سطوح مختلف، سازمان های رقیب، سازمان های دولت و موسسات مالی ارائه می دهد. کارکنان روابط عمومی (PROs) مهمترین نقش را در ایجاد روابط بین سازمان ها و افراد خارج از آن در چنین مواردی ایفا می کنند.

برای تسهیل هماهنگی خارجی، تعدادی از تکنیک ها توسط یک سازمان اتخاذ می شود. مفاهیم جدید مدیریتی مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) که سازمان را با مشتریان همسو می کند، مدیریت زنجیره تامین (SCM) که سهم بازار را افزایش می دهد و رضایت مشتری را چند برابر می کند و غیره، اکنون برای هماهنگی بیرونی موثرتر توسعه یافته اند.

هماهنگی رویه ای و ماهوی

روابط را تعریف می کند و سطح اختیارات تفویض شده برای انجام کار در بین افراد سازمان را تعیین می کند. به گفته هربرت سایمون، هماهنگی رویه ای مشخصه خود سازمان است – یعنی توصیف کلی رفتار و روابط اعضای سازمان.

هماهنگی ماهوی به محتوای خاص و جزئی وظایف و فعالیت های انجام شده در سازمان اشاره دارد. این شغل می تواند بر اساس تخصص خاصی از دانش باشد. به عنوان مثال، نمودار سازمانی یک کارخانه خودروسازی هماهنگی رویه ای را منعکس می کند. در حالی که نقشه های بلوک موتور خودروی در حال ساخت هماهنگی اساسی را نشان می دهد.

ویژگی های هماهنگی

تلاشی است برای پیوند مؤثر همه کارکردهای سازمانی برای ارائه یک جهت روشن برای دستیابی به هدف. ویژگی های مشترک هماهنگی در زیر ذکر شده است:

تلاش های کارکنان را ادغام می کند

شما نمی توانید مطمئن باشید که یک کارمند به تنهایی به تمام اهداف سازمانی شما دست خواهد یافت. او تنها با یک کلمه گفتن موفق خواهد شد.هماهنگی به معنای ادغام تمام تلاش های کارمند در یک جهت است. این تضمین می کند که از تلاش های گروهی به خوبی برای دستیابی به اهداف مورد نظر استفاده می شود.

یک عملکرد مدیریتی

هماهنگی در هر سه سطوح مدیریتی بالا، میانی و پایین مورد نیاز است. فعالیت های مختلف انجام شده در تمام سطوح به یک اندازه مهم هستند. بنابراین این مسئولیت همه مدیران است که برای ایجاد هماهنگی تلاش کنند. به همین دلیل نمی توان گفت که هماهنگی برای یک سطح مدیریتی خاص یا یک مدیر اهمیت بیشتری دارد.اینکه آیا مدیریت موفق خواهد شد یا خیر، به میزان زیادی با کارایی فرآیند هماهنگی اعمال شده تعیین می شود.

عملکرد فراگیر

برای عملکرد مؤثر، تمام بخش ها، واحدها و عوامل لازم برای دستیابی به هدف برای همکاری نزدیک مورد نیاز است. فراگیر به کاربرد آن در همه جا اشاره دارد.این که آیا این یک شرکت کوچک یا بزرگ، ملی یا بین المللی است، یا آنها بخش های مختلف هستند، یا سلسله مراتب مدیریتی هماهنگ سازی مناسب بین آنها ضروری است. علاوه بر این، همگام سازی عملی بین سه سطح از مدیران ضروری است زیرا همه آنها شرکت را مدیریت می کنند.

وحدت در عمل

ماهیت هماهنگی ایجاد وحدت در عمل است. به این معنی که در طول فرآیند هماهنگی تلاش می شود تا بین فعالیت های مختلف یک سازمان وحدت ایجاد شود. به عنوان مثال واحدهای خرید و فروش باید تلاش خود را با هم هماهنگ کنند تا عرضه کالا بر اساس سفارش خرید صورت گیرد.

فرآیند مستمر

: هماهنگی از اولین مرحله برنامه ریزی آغاز می شود، پس از آن سلسله مراتب سازمانی با در نظر گرفتن برنامه های شرکت تعریف می شود. سپس پرسنل طبق برنامه و سلسله مراتب شرکت استخدام می شوند و بر اساس آن کار به آنها محول می شود و سپس طبق برنامه ها و خط مشی های شرکت به کارکنان جهت دهی می شود. در نهایت در صورت وجود مغایرت در برنامه ها، در مرحله کنترل اصلاح می شود. بنابراین می توان گفت هماهنگی در تمامی وظایف مدیریت وجود دارد که همچنان ادامه دارد.

تکنیک های هماهنگی

تکنیک های مختلفی که برای دستیابی به هماهنگی خوب استفاده می شود به شرح زیر است:

برنامه ریزی صحیح و درست

هماهنگی مستلزم برنامه ریزی صحیح است، بنابراین نیروی کار سازمان باید از اهداف و ماموریت شرکت آگاه باشد. اهداف باید به درستی تعیین شوند و قوانین باید به وضوح تعریف شوند تا مردم از آنها پیروی کنند.

اهداف مشخص و واضح

اهداف باید به وضوح تعریف شوند زیرا سازمان نمی تواند روی سیستم های پیچیده کار کند. هماهنگی مستلزم رویه‌ها، سیستم‌ها و سیاست‌های ساده و روشن است تا مردم از آن پیروی کنند. وظایف کارگران و ادارات باید به طور واضح برای کارکرد صحیح سیستم برای جلوگیری از درگیری یا مشکل تعریف شود.

ساختار سازمانی سالم

هماهنگی مستلزم ساختار سازمانی سالمی است که به وضوح نقش ها و مسئولیت های هر یک از افراد سازمان را مشخص کند. باید نمودارها و دستورالعمل های سازمانی مناسب نگهداری شود.

به گفته J.O. Shaughnessy، شما همیشه نمی توانید نتایج فعالیت های بخش را جمع آوری کنید و انتظار داشته باشید که آنها را هماهنگ کنید. شما باید سازمانی داشته باشید که اجازه به هم بافتن در تمام طول خط را بدهد.

ارتباط موثر

فرآیند ارتباط برای عملکرد یک سیستم و هماهنگی مؤثر بسیار مهم است. تبادل اطلاعات و دانش بین کارگران، مدیران و ادارات وجود دارد.ارتباطات به هماهنگی کار و مرتب کردن مشکلات برای عملکرد روان سیستم کمک می کند. هماهنگی زمانی صورت می‌گیرد که افراد در تصمیم‌گیری، تبادل ایده‌ها و اطلاعات برای اتخاذ سیاست‌ها با یک سیستم بازخورد مؤثر شرکت کنند.

راهنمایی و نظارت صحیح

مدیران از طریق رهبری مؤثر با همسوسازی وظایف و فعالیت های افراد از طریق هماهنگی، مردم را راهنمایی و نظارت می کنند. نظارت مؤثر به انجام وظایف و ایجاد ارتباط خوب بین مردم و مدیران کمک می کند.

افراد توسط سرپرستان هدایت و هدایت می شوند و رهبری را می پذیرند و به آنها احترام می گذارند که به آنها کمک می کند تا به روشی متحد برای دستیابی به اهداف سازمان کار کنند.

زنجیره فرماندهی

اعمال قدرت و اختیار برای هماهنگی عملکردها در سازمان ضروری است. بخش ها و سطوح مختلف سازمان توسط زنجیره فرماندهی از طریق سطوح مختلف سلسله مراتب درون سازمان گرد هم می آیند.

از زنجیره فرماندهی همراه با هماهنگی برای رسیدگی به پیچیدگی های سیستم سازمان استفاده می شود. اگرچه این یک روش قدیمی برای کنترل است، اما هنوز پذیرفته شده ترین روش هماهنگی است. بخش های مختلف با یک سرپرست ترکیب می شوند تا فعالیت های سازمان را کنترل و هماهنگ کنند.به گفته کریس آرجرولز، تکنیک سلسله مراتبی هماهنگی، افراد را به رهبر وابسته و منفعل می کند.

بحث گروهی و همکاری

بحث گروهی و همکاری ابزار لازم برای هماهنگی است. افراد در یک سازمان تنها زمانی همکاری می کنند که تبادل نظر، ایده ها، مشکلات اطلاعاتی و راه حل های آزاد و آزاد وجود داشته باشد. روش ارتباط چهره به چهره با یکدیگر منجر به هماهنگی بهتر می شود. این یک رابطه هماهنگ بین افراد شاغل در سازمان ایجاد می کند.

روابط بین فردی برقرار می کند

ارتباط بین بخش های مختلف و همچنین بین مدیریت و کارکنان سازمان مهم است. روابط بین فردی از طریق مدیران یا افسران رابط که به عنوان واسطه بین بخش های مختلف عمل می کنند تنظیم می شود.

از طریق هماهنگ کننده های ویژه

سازمان های بزرگ دارای کارکنان متخصص برای مشاغل تخصصی هستند که به عنوان هماهنگ کننده ویژه شناخته می شوند. هماهنگ کننده های ویژه در خصوص برنامه ریزی، کنترل و هماهنگی فعالیت های مختلف سازمان مشاوره تخصصی می دهند.

مشکلات در هماهنگی

هماهنگی به ایجاد نظم و وضعیت هماهنگ در سراسر یک سازمان کمک می کند. در روند هماهنگی با مشکلات زیادی مواجه می شود. باید بر این مشکلات غلبه کرد تا امکان کار روان در سازمان فراهم شود. مشکلات در هماهنگی ممکن است به دلایل ناخواسته بسیاری ایجاد شود.

به عنوان مثال، بخش بازاریابی در یکی از نمایندگی‌های معروف خودرو، آگهی‌هایی را برای خودروهای آینده ارسال می‌کند. این در حالی است که فروشندگان هیچ اطلاعی در مورد اینکه کدام خودروها تبلیغ شده است ندارند. این باعث ایجاد سردرگمی در هنگام تماس مشتری می شود و علاقه خود را به اطلاع از یک ماشین خاص نشان داده شده در آگهی نشان می دهد.

بخش بازاریابی هیچ قصدی برای انباشت اطلاعات ندارد. فقط این است که افراد هر دو بخش در کنار هم نمی نشینند یا در مورد فعالیت های بخش خاص خود صحبت های مکرری دارند. حتی اگر اطلاعات به اشتراک گذاشته می‌شد، باید به قالبی ترجمه می‌شد که توسط فروشندگان قابل استفاده باشد.برخی از این دشواری ها به شرح زیر ذکر شده است:

مقاصد و اهداف نامشخص

اگر افراد در مورد مقاصد و اهداف سازمان شفاف نباشند، امکان هماهنگی مناسب وجود ندارد. لازم است هر فردی که در سازمان کار می کند، نقش و مسئولیت خود را درک کند.

مدیریت شرکت باید اهداف خود را به همراه فعالیت ها و وظایف مختلفی که در شرکت انجام می شود به وضوح مشخص کند. اقدامات و نقش‌های مختلف باید به گونه‌ای طراحی شوند که با هر واحد و بخش ارتباط داشته باشند تا سیستم به‌طور هماهنگ و هموار کار کند.

عدم شفافیت در تقسیم کار

مشکلات در هماهنگی زمانی به وجود می آیند که شفافیت در تقسیم و تفویض کار در سازمان وجود نداشته باشد. یک سازمان مؤثر مستلزم تفویض صحیح کار و تعیین نقش ها و مسئولیت هاست. هماهنگی زمانی چالش برانگیز می شود که کار محول شده به افراد مطابق با صلاحیت ها و مهارت های آنها نباشد.

فقدان مهارت های مدیریتی

فقدان مهارت های مدیریتی می تواند منجر به مدیریت بد افراد شود که منجر به سردرگمی، تاخیر در کار و بهره وری پایین شود. هماهنگی به ادغام فعالیت های افراد برای دستیابی به یک هدف مشترک کمک می کند. مدیر باید تجربه برخورد با افراد را داشته باشد و احترام متقابل بین افراد سازمان وجود داشته باشد.

سازمان بدون ساختار

اگر ساختار سازمانی به درستی ایجاد نشود، مدیریت افراد بدون هیچ خط مشخصی از اختیارات و دامنه کنترل، چالش برانگیز می شود. افراد به دلیل ساختار سازمانی ضعیف که هماهنگی را بسیار دشوار می کند، نقش ها و مسئولیت های خود را روشن نمی دانند.

خطوط نامشخص اقتدار

برای دستیابی به هماهنگی مؤثر باید خط اختیارات به درستی تعریف شود که در آن افراد سازمان باید بدانند از آنها چه انتظاری می‌رود. اقتدار باید به وضوح مشخص شود و نیروی کار باید از مسئولیت های خود آگاه باشد و در قبال کار در حوزه خود پاسخگو باشد.

ارتباط ناکارآمد

هماهنگی بدون ارتباط مناسب نمی تواند به درستی کار کند زیرا جریان ارتباطات به توسعه شبکه ها کمک می کند و به هماهنگی فعالیت ها کمک می کند. برای جمع آوری اطلاعات دقیق بین افراد سازمان باید یک جریان ارتباطی دو طرفه وجود داشته باشد.فقدان ارتباطات در سازمان منجر به کاهش بهره وری، پیچیده شدن فرآیندها و تاخیر در تکمیل وظایف می شود.

رهبری ناکارآمد

باید با برنامه ریزی و جهت دهی مناسب کار توسط مدیر واگذار شود تا کار در مسیر درست پیش برود. مدیر از طریق رهبری مؤثر باید بتواند فعالیت ها را در مرحله برنامه ریزی و اجرا هماهنگ کند.

او باید به طور دوستانه به تعارضات بین مردم رسیدگی کند و مشوق هایی ارائه دهد که به تقویت روحیه تیمی و ایجاد رابطه بین کارفرمایان و کارمندان کمک کند.