ارتباطات سازمانی چیست؟

ارتباطات سازمانی به ارتباطی اطلاق می شود که بین افرادی که در یک سازمان کار می کنند در جهت اهداف مشترک صورت می گیرد. شامل تعاملاتی است که به منظور همکاری با یکدیگر در جهت این اهداف یا به طور کلی انجام تجارت صورت می گیرد.

ارتباطات سازمانی به عنوان یک جزء حیاتی مدیریت تعریف می‌شود که شامل برنامه‌های ارتباطی استراتژیک، رسانه‌ها و شیوه‌هایی است که در محیط کسب‌وکار برای کانال‌گذاری و مدیریت ارتباطات داخلی مانند ارتباطات کارکنان و همچنین ارتباطات خارجی انجام می‌شود.

ارتباطات موثر برای مدیران سازمانها به منظور انجام وظایف اساسی مدیریت یعنی برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل اهمیت دارد.ارتباطات سازمانی دائماً در حال تحول است و در نتیجه، دامنه سازمان‌های مشمول این حوزه تحقیقاتی نیز در طول زمان تغییر کرده است. در حال حاضر، هم شرکت‌های سودآور سنتی و هم سازمان‌های غیرانتفاعی ، از نقاط مورد توجه محققان متمرکز بر حوزه ارتباطات سازمانی هستند

ارتباط چیست؟

کلمه انگلیسی “communication” از کلمه لاتین communis به معنای عقل سلیم گرفته شده است.کلمه ارتباطات به معنای اشتراک افکار یکسان است. به عبارت دیگر، انتقال و تعامل حقایق، ایده ها، نظرات، احساسات یا نگرش ها. ارتباط جوهره مدیریت است.

  کارکرد اساسی مدیریت (برنامه ریزی، برنامه ریزی، کارکنان، نظارت و مدیریت) بدون ارتباط مؤثر انجام نمی شود.ارتباط یک فرآیند دو طرفه است که شامل انتقال اطلاعات یا پیام ها از یک فرد یا گروه به فرد دیگر است.

این فرآیند ادامه دارد و شامل حداقل یک فرستنده و گیرنده برای انتقال پیام ها می شود.این پیام ها می توانند هر ایده، تخیل، احساسات یا افکار باشند.

ارتباط یک کلمه لاتین است که به معنای “به اشتراک گذاشتن” است.  امروزه روش های مختلف ارتباطی وجود دارد.اینها شامل ایمیل ها، چت ها، واتس اپ، اسکایپ (تماس های کنفرانس) و غیره است. ارتباط موثر کار افراد را آسان تر و روان تر می کند.

فرآیند ارتباط

ارتباطات یک فرآیند مداوم است که عمدتاً شامل سه جزء است.فرستنده، پیام و گیرنده اجزای درگیر در فرآیند ارتباط در زیر به تفصیل شرح داده شده است:

فرستنده

فرستنده یا مخاطب پیام را تولید کرده و به گیرنده ارسال می کند. او منبع و اولین تماس است

پیام

این یک ایده، دانش، نظر، حقیقت، احساس و غیره است که توسط فرستنده تولید شده و برای مرجع در نظر گرفته شده است.

رمزگذاری

پیام تولید شده توسط فرستنده قبل از انتقال به صورت نمادین مانند کلمات، تصاویر و غیره رمزگذاری می شود.

رسانه

به این ترتیب پیام کدگذاری شده منتقل می شود.  پیام را می توان به صورت شفاهی یا کتبی منتقل کرد.

ضبط

این فرآیند تغییر سیگنال های ارسال شده توسط فرستنده است. پس از ضبط پیام توسط گیرنده دریافت می شود.

گیرنده

شما آخرین نفر در زنجیره هستید و پیامی که ارسال کردید ارسال شد. اگر گیرنده پیام را دریافت کند و آن را به درستی درک کند و به پیام عمل کند، تنها در این صورت هدف از ارتباط محقق می شود.

پاسخ

هنگامی که گیرنده به فرستنده تأیید کرد که شما پیام را دریافت کرده اید و آن را درک کرده اید، فرآیند ارتباط کامل می شود.

نویز

به هرگونه محدودیت ایجاد شده توسط فرستنده، پیام یا گیرنده در طول فرآیند ارتباط اشاره دارد.به عنوان مثال، اتصال نادرست تلفن، کدگذاری نادرست، ضبط نادرست، بی دقتی گیرنده، درک نادرست پیام به دلیل تبعیض و غیره.

انواع ارتباط سازمانی

اهمیت ارتباطات سازمانی در محیط کسب و کار را نمی توان نادیده گرفت. نحوه ارتباط کارکنان با یکدیگر، با مدیران یا با ذینفعان خارجی مانند مشتریان و شرکا، بر خود کسب و کار منعکس می شود. در نتیجه، آگاهی از نوع ارتباطی که در آن شرکت می کنید بسیار مهم است. چهار نوع ارتباط سازمانی وجود دارد:

بیشتر ارتباطات تجاری را می توان در چهار دسته اصلی سازماندهی کرد. هر نوع ارتباط در سناریوهای تجاری خاص و با انواع مختلف مخاطبان استفاده می شود.

همپوشانی های زیادی بین انواع مختلف ارتباطات وجود دارد. به عنوان مثال، ارتباطات می تواند همزمان از دو یا چند دسته مختلف باشد، مانند ارزیابی عملکرد که رسمی، نزولی، داخلی و مکتوب است. هر چهار نوع ارتباط سازمانی را در بر می گیرد.

ارتباط رسمی

ارتباطات رسمی آن دسته از ارتباط ها هستند که به صورت رسمی هستند و بخشی از سیستم ارتباطی شناخته شده ای هستند که در عملیات سازمان دخیل هستند. این ارتباطات ممکن است شفاهی یا کتبی باشد. ارتباط رسمی می تواند از مافوق به مرئوس، از زیردستان به مافوق، درون اداری یا خارجی باشد.ارتباطات رسمی در خارج از سازمان انجام می شود، یعنی با گروه های بیرونی، مانند تامین کنندگان، مشتریان، اتحادیه ها، سازمان های دولتی و گروه های اجتماعی.

ارتباطات رسمی ممکن است اجباری، نشانه ای یا توضیحی باشد. ارتباط اجباری به معنای دستور است که باید رعایت شود و با نام‌های خوشایند مختلف مانند دستورالعمل، توجیهی و غیره همراه است، این نوع ارتباط بیشتر عمودی است و معمولاً یک طرفه از بالا به پایین است. ارتباط نشانگر یا توضیحی ممکن است بین هر سطحی و شاید عمودی و همچنین افقی وجود داشته باشد.

ارتباطات غیررسمی

ارتباطات غیررسمی ناشی از تعاملات اجتماعی بین افرادی است که با هم کار می کنند. اینها به هیچ نموداری روی دیوار محدود نمی شوند، بلکه توسط قراردادها، آداب و رسوم و فرهنگ محدود می شوند. چنین ارتباطی اطلاعات مفیدی را برای رویدادهای آینده به شکل درخت انگور فراهم می کند.

این نوع اطلاعات در جهت خاصی جریان نمی یابد، همانطور که در مورد رسمی دیده ایم. همچنین اطلاعات از طریق کانال های رسمی مانند یادداشت ها، اطلاعیه ها یا تابلوهای اعلانات منتقل نمی شود. اطلاعات لازم نیست در داخل سازمان پخش شود، اما می تواند در خارج از محیط کار، هر جا که همکاران یا همکاران در اجتماع ملاقات می کنند، منتقل شود.

ارتباط جهت دار: رو به پایین

سازمان ها اغلب بر اساس مدل های سلسله مراتبی عمل می کنند. اگرچه این سلسله مراتب بر اساس رسمیت متفاوت است، اطلاعات اغلب از مدیران، مدیران و غیره به سمت کارکنان به سمت پایین جریان می یابد.

به عنوان مثال، مدیران از ارتباطات رو به پایین برای مدیریت پروژه ها و تعیین وظایف به تیم خود استفاده می کنند.هنگام استفاده از ارتباطات رو به پایین، مدیران باید دلیل تصمیمات خود را برای افزایش درک و تعهد کارکنان توضیح دهند. با توجه به ماهیت فرآیند ارتباط (به عنوان مثال، نویز) و ماهیت یک طرفه ارتباط رو به پایین، مدیران ممکن است مجبور شوند پیام خود را چندین بار برای رسیدن به مخاطب مورد نظر به وضوح منتقل کنند. بنابراین، کانال و نحوه ارتباط هنگام استفاده از ارتباطات سازمانی نزولی بسیار مهم است.

ارتباط جهت دار: به سمت بالا

از سوی دیگر، ارتباط رو به بالا برعکس ارتباط نزولی است.ارتباطات رو به بالا از پایین به بالا جریان دارد. از سطوح پایین تر سازمان شروع می شود و هدف آن ارائه بازخورد به افراد بالاتر در سازمان است.

ارتباطات رو به بالا به کارمندان اجازه می دهد تا با مدیران خود ارتباط برقرار کنند و احساس خود را در مورد وظایف، مشاغل، تیم ها و غیره به اشتراک بگذارند. مدیران می توانند از این اطلاعات برای بهبود شرایط سازمانی برای کارکنان استفاده کنند. ارتباطات صعودی همچنین برای انتقال ایده ها و ارائه بازخورد کلی برای سازمان موثر است.

ارتباط جهت دار: افقی

شکل دیگری از ارتباطات که می تواند در سازمان ها صورت گیرد، ارتباط جانبی است.ارتباط جانبی بین کارکنان در همان سطح در یک سازمان صورت می گیرد. این نوعی ارتباط افقی است.

ارتباط جانبی به صورت افقی بین اعضای تیم یا کارمندانی که به طور جمعی روی پروژه ها کار می کنند اتفاق می افتد، به عنوان مثال، برخلاف ارتباطات رو به بالا و پایین که به صورت عمودی جریان دارد. ارتباط جانبی موثر است زیرا هماهنگی را تشویق می کند.

ارتباطات داخلی

ارتباطات داخلی به تعاملاتی اطلاق می شود که در درون سازمان اتفاق می افتد. این می تواند شامل ارتباط بین کارکنان، ارتباط بین مدیران یا ترکیبی از این دو باشد. در داخل کسب و کار، ارتباطات داخلی ممکن است از کانال‌های مختلفی مانند ایمیل، تماس‌های تلفنی، کنفرانس ویدیویی، جلسات حضوری و سایر بحث‌های حضوری استفاده کند.

ارتباطات داخلی می تواند به طرق مختلف جریان داشته باشد، از بالا و پایین تا افقی و مورب. ارتباطات رو به پایین اطلاعاتی است که از مدیریت به کارکنان جریان می یابد. ارتباط رو به بالا برعکس است زیرا به اطلاعاتی اشاره دارد که کارکنان برای مدیران ارسال می کنند.

این می تواند شامل نحوه گزارش کارمندان به سرپرستان یا ارائه بازخورد در مورد مسائل محل کار باشد. ارتباط افقی به تعاملاتی اطلاق می شود که بین افراد درون سازمانی که در یک سطح هستند رخ می دهد. این می‌تواند شامل کارگرانی در بخش‌های مختلف باشد که با هم در یک پروژه شرکت کار می‌کنند یا کارمندانی که به صورت روزانه با هم کار می‌کنند. ارتباط مورب ارتباطی است که در سطوح مختلف سازمان صورت می گیرد. برای مثال، کارمندی که با یک مدیر ارشد تماس می گیرد، ارتباط مورب در نظر گرفته می شود.

ارتباطات خارجی

ارتباطات خارجی به فرآیندهای ارتباطی اطلاق می شود که در خارج از سازمان اتفاق می افتد. این شامل تعامل با سایر مشاغل یا سازمان ها، فروشندگان، تامین کنندگان، مشتریان، سهامداران، سرمایه گذاران و سایر طرف های خارج از سازمان است. ارتباطات خارجی بسته به هدف می تواند از کانال های مختلفی استفاده کند. مشاغلی که به طور منظم با سایر مشاغل یا سهامداران ارتباط برقرار می کنند نیز ممکن است از کانال های مشابهی به عنوان ارتباطات داخلی مانند جلسات، تماس های تلفنی و ایمیل استفاده کنند. برای کسب‌وکاری که قرار است با هدف دسترسی به مردم انجام شود که شامل مشتریان و سرمایه‌گذاران می‌شود، سازمان ممکن است از کانال‌های دیگری مانند بیانیه‌های مطبوعاتی، تبلیغات، رسانه‌های اجتماعی، وب‌سایت‌ها و سایر کانال‌های رسانه‌ای استفاده کند.

ارتباط شفاهی

همانطور که از نام آن مشخص است، ارتباط شفاهی چیزی است که در آن شرکت کنندگان از روش های شفاهی مانند صحبت چهره به چهره یا صحبت از طریق تلفن استفاده می کنند. نمونه‌های زیادی از ارتباطات شفاهی در سازمان مانند جلسات، تماس‌های ویدیویی و موارد دیگر وجود دارد.

ارتباطات کتبی

باز هم همانطور که از نام آن مشخص است، ارتباطات نوشتاری همه چیز در مورد ارتباطی است که در قالب نوشتاری انجام می شود. در حالی که این نوع ارتباط ممکن است بازخورد را به تاخیر بیاندازد، چنین ارتباطی مطمئن می شود که سابقه مناسبی برای مراجع بعدی دارد. برخی از نمونه های ارتباط نوشتاری که می توان در مورد آنها صحبت کرد عبارتند از ایمیل، چت، نامه و موارد دیگر.

5 عنصر ارتباط موثر سازمانی

برای ایجاد یک برنامه ارتباطی سازمانی مبتنی بر نتیجه، رهبران و مدیران باید پنج عنصر زیر را در سازمان خود بگنجانند و کانالیزه کنند:

همدلی

گنجاندن همدلی در ارتباطات سازمانی نشان می دهد که رهبران و کارکنان به یکدیگر اهمیت می دهند. در ایجاد پیوندهای انسانی قوی برای انجام اهداف ارتباطی سازنده مفید است.

وضوح

برای ارتباطات مؤثر در داخل و خارج از سازمان، پیام ها و اطلاعات باید به شیوه ای واضح و مشخص به اشتراک گذاشته شوند. رهبران باید یک برنامه ارتباطی سازمانی با اهداف، گام‌ها و روش‌های شفاف ایجاد کنند.

ارتباط مثبت

استراتژی کسب و کار مبتنی بر ارتباطات مثبت نقش مهمی در پرورش فرهنگ سازمانی سازنده برای ایجاد انگیزه در تمام اعضای سازمان، تضمین مدیریت تعارض موثر و بهینه سازی بهره وری ایفا می کند.

قاطعیت

قاطعیت برای رهبران سازمانی و همچنین حرفه ای ها بسیار مهم است، زیرا به شما امکان می دهد افکار و احساسات خود را بدون پرخاشگری یا منفعل بیان کنید. به شما این امکان را می دهد که نظرات خود را بدون قضاوت یا بی احترامی به دیگران به طور واضح و مستقیم بیان کنید.

خود اندیشی

خود اندیشی در ارتباطات سازمانی نقش مهمی در آرامش ذهن و بدن شما و همچنین کاهش حواس پرتی دارد.فرهنگ ارتباطی محل کار که دارای جوی مثبت، همدلانه، قاطعانه، روشن و خودآگاه برای برقراری ارتباط است، مطمئناً شانس بیشتری برای داشتن یک استراتژی نتیجه محور برای ارتباطات سازمانی خواهد داشت.

اهمیت ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی مهم است زیرا می تواند بر عملیات کسب و کار تأثیر زیادی بگذاردوشامل موارد زیر است:

تبادل اطلاعات

ارتباطات عمدتاً تبادل اطلاعات بین دو یا چند طرف است. از طریق ارتباطات، سازمان ها اطلاعات را با طرف های داخلی و خارجی تبادل می کنند. ارتباطات همچنین باعث پویایی فعالیت های سازمانی می شود و به دستیابی به اهداف کمک می کند.

تهیه طرح ها و سیاست ها

ارتباطات در تهیه برنامه ها و خط مشی های سازمانی کمک می کند. برنامه ها و سیاست های واقع بینانه نیازمند اطلاعات کافی و مرتبط هستند. مدیران از طریق ارتباط اطلاعات مورد نیاز را از منابع معتبر جمع آوری می کنند.

اجرای طرح ها و سیاست ها

در اجرای برنامه ها و خط مشی ها برای اجرای به موقع برنامه ها و سیاست ها، مدیران باید آن ها را در کل سازمان منتشر کنند. مدیران برای انتشار برنامه ها و سیاست ها به طرف های داخلی و خارجی بر ارتباطات تکیه می کنند.

افزایش کارایی کارکنان

ارتباطات همچنین به افزایش کارایی کارکنان کمک می کند. با کمک ارتباطات، اهداف سازمانی، برنامه‌ها، خط‌مشی‌ها، قوانین، دستورالعمل‌ها و سایر موارد پیچیده برای کارکنان توضیح داده می‌شود که دانش آنها را گسترش می‌دهد و در نتیجه به کارآمدی آنها کمک می‌کند.

دستیابی به اهداف

ارتباط موثر به کارکنان در تمام سطوح کمک می کند تا هوشیار و توجه باشند. انجام به موقع مشاغل و دستیابی آسان به اهداف را تضمین می کند.

حل مسائل

از طریق کانال‌های ارتباطی مختلف، مدیران می‌توانند از مشکلات روزمره و غیرزمان سازمان مطلع شوند و بر این اساس اقدامات لازم را برای رفع مشکلات انجام دهند.

تصمیم گیری

تصمیم گیری به موقع نیازمند اطلاعات به روز است. مدیران از طریق ارتباط موثر می توانند اطلاعات را از زوایای مختلف جمع آوری کرده و تصمیمات درستی بگیرند.

بهبود روابط صنعتی

رابطه صنعتی رابطه بین کارگران و مدیریت در محیط کار است. رابطه صنعتی خوب همیشه برای موفقیت کسب و کار مورد نظر است. ارتباطات نقش حیاتی در ایجاد و حفظ روابط صنعتی خوب دارد.

تبلیغات کالا و خدمات

در عصر مدرن، تجارت به شدت رقابتی شده است. تقریباً هر تولیدکننده رقیب محصولاتی با مصرف رایج تولید می کند. با این حال، همه آنها نمی توانند به یک اندازه خوب بفروشند. سازمانی که می تواند بهتر ارتباط برقرار کند، می تواند فروش بهتری نیز داشته باشد.

حذف مناقشات

ارتباط موثر اجازه می دهد تا جریان اطلاعات بین طرف های مختلف درگیر در مذاکره یا معامله جریان داشته باشد. در نتیجه تعارضات، اختلافات و اختلافات را می توان به راحتی حل کرد.

اهداف ارتباط موثر سازمانی

اهداف متفاوتی که با اهداف سازمانی مؤثر قابل تحقق هستند عبارتند از:

استفاده از ارتباطات برای ایجاد یک تجربه مثبت کارمند و بهینه سازی روحیه، تعامل و حفظ کارکنان

کارمندان یا کارکنان را قادر می سازد تا شرایط و ضوابط استخدام خود را درک کنند

استفاده از ارتباطات برای افزایش تعهد و وفاداری کارکنان

به کارمندان اجازه می‌دهیم صدای خود را برای بهینه‌سازی رضایت خود به اشتراک بگذارند

کاهش سوء تفاهم ها و وقوع اطلاعات نادرست

بهینه سازی ارتباطات و همکاری بین بخشی

اجازه دادن به کارمندان با ماموریت، ارزش های اصلی و چشم انداز شرکت

کاهش وظیفه یافتن اطلاعات کلیدی برای کارکنان

استفاده از ارتباطات برای ساده کردن جریان اطلاعات در سازمان

بهینه سازی بهره وری کارکنان با حذف اتلاف وقت دلایلی مانند جستجوی اطلاعات و ارتباطات نامربوط

استفاده از استراتژی های ارتباطی شرکتی برای ایجاد روابط بهتر، بهبود اعتماد در محل کار و ایجاد ارتباط سازنده تر